Yksilöillä ja yrityksillä on erilaisia valintoja arkistointilaitteiden osalta. Jotkin vaihtoehdot tarjoavat korkeatasoisen turvallisuuden, kun taas toiset voivat käyttää suurta tiedostoja. Hakemuslaitteiden valintaan vaikuttavat paljon tilaa, tiedostojen herkkyyttä ja fyysisiä tai sähköisiä asiakirjoja.
Fyysiset arkistointilaitteet
Kaapit
arkistokaappi on toimistokappale. Neljä laatikkoa, joiden avulla tiedostoja voidaan tallentaa sivusuunnassa, on vakio. Asiakirjojen hallinnointiyhtiön Smeadin mukaan arkistokaapit ovat hyödyllisiä, jos sinun täytyy pitää kirjaa turvallisina. Koska nämä kaapit voidaan lukita, yritys voi rajoittaa pääsyä arkaluonteisiin tiedostoihin samalla sallimalla työntekijöille ja vierailijoille pääsyn huoneeseen.
Kaikkien fyysisten arkistointilaitteiden vaihtoehdoista kaapit ovat yleensä Kalleimmat ja sinulla on eniten rajoitettu kapasiteetti. Smead toteaa, että neljän laatikon arkistokaappi, joka vie 6-jalkaisen 24-jalkaisen arkistoinnin, voi sisältää noin 8488 kansiota.
Avaa hyllyt
Vaihtoehto arkistokaappeille on avoin hylly. Yksiköt ovat samanlaisia kuin avoimet kirjahyllyt ja ne on suunniteltu erityisesti kansiokorkeudelle ja leveydelle. Suunnittelu mahdollistaa käyttäjien helposti tiedostoihin ja voi olla joko kiinteä tai ole mobile jos rullat on kiinnitetty pohjaan.
Avoin hylly säästää tilaa ja rahaa. Smead panee merkille, että hyllyhakemisto on tyypillisesti kolme kertaa vähemmän kalliita kuin arkistokaapit. Neljän laatikon arkistokaappiin verrattuna seitsemän tason avoin hyllyjärjestelmä on 80 prosenttia enemmän kapasiteettia. Liikkuvat hyllyt voidaan sijoittaa suurempaan tiheyteen ja 405 prosenttia enemmän kapasiteettia kuin kaapit.
vinkkejä
-
Lisäksi arkistointilaitteiden tarvitset myös tarvikkeet kuten tiedostojen kansiot, tarrat ja lopetusvälilehdet, jotta fyysinen järjestelmä toimii oikein.
Digitaaliset arkistointilaitteet
Ulkoiset laitteet
On kätevää käyttää tietokoneen sisäistä kiintolevyä tiedostojen tallentamiseen, mutta vaarana on tietojen menettäminen, jos kiintolevy on vioittunut tai fyysisesti vaurioitunut. Tämän riskin lieventämiseksi käyttäjät saattavat haluta varmuuskopioida tiedot ulkoiseen laitteeseen. PC World suosittelee tärkeiden tiedostojen varmuuskopiointia ulkoinen kovalevy ja käyttämällä a peukalo siirtää tiedostoja tarpeen mukaan.
vinkkejä
-
Käyttäjät voivat myös varmuuskopioida tiedot pilvipohjaiseen palveluun, kuten Google Driveen tai Dropboxiin, joka ei vaadi lisälaitteita.
palvelimet
Yritykset, jotka haluavat useiden osapuolten pääsyn samoihin tietoihin, saattavat haluta sijoittaa palvelimeen. Palvelimet toimivat a keskusvarasto monien käyttäjien tiedostoille. PC World toteaa, että yritykset voivat isännöidä palvelimelle useita käyttäjiä, kuten tietokantoja ja yritysresurssien suunnittelujärjestelmiä. Tämä tekee suuren joukon yksilöistä helppoa on pääsy samoihin tiedostoihin. Palvelintietoja voidaan varmuuskopioida ulkoiseen laitteeseen tai pilviin, jos haluat lisätietoja.
Fyysiset palvelimet näyttävät samanlaisilta kuin huippuluokan tietokone. Vaihtoehtoisesti yritykset voivat valita a pilvipohjainen hosting-palvelu - Amazon Web Services, Windows Azure ja Rackspace Cloud Services ovat kaikki vaihtoehtoja, jotka eivät vaadi fyysistä palvelinta.
