Jokaisella yrityksellä on oltava harkittu talousarvio, jossa otetaan huomioon yrityksen tavoitteet, työntekijöiden motivaatio ja yhtiön taloudelliset rajoitukset. Lisäksi yrityksen tulisi ottaa huomioon sekä yhtiön aikaisemmat taloudelliset ja liiketoiminnalliset toimet että tavoitteet, joita yhtiö pitää tulevaisuudessa.
Tavoitteiden asettaminen
Ennen yhtiön talousarvion selvittämistä budjettivaliokunnan tai muiden keskeisten päättäjien on asetettava tavoitteet yhtiön tulevaisuudelle. Tavoitteisiin voisi sisältyä esimerkiksi kustannussäästöjä, jotka edellyttäisivät hyvin erilaista budjetointia kuin tavoitteita laajentaa yritystä toiseen paikkaan.
Käytettävissä olevien resurssien määrittäminen
Yrityksen tavoitteiden pitäisi vaikuttaa budjetointiprosessiin, mutta sen ei pitäisi varmasti sanella sitä kokonaan. Yrityksen on myös analysoitava käytettävissä olevat resurssit ja määritettävä, mitä se on käytettävissä tavoitteidensa saavuttamiseksi. Käytettävissä olevat resurssit voivat nimittäin suurelta osin määrätä yrityksen tavoitteista. Käytettävissä olevat resurssit eivät rajoitu yhtiön käytettävissä olevaan rahaan, vaan ne voivat sisältää myös mahdollisia lainoja tai muita ulkopuolisia sijoituksia. Lisäksi yrityksen on otettava huomioon tulevan vuoden myyntiennusteet.
Tulevaisuuden tarpeiden suunnittelu
Talousarvio on ennakoiva ja vaatii jonkin verran arviointia. On luonnollisesti mahdotonta ennustaa täysin tarkasti, mitä organisaation tulevaisuuden budjettitarpeet ovat. On kuitenkin joitakin tärkeitä tietolähteitä, joita voit tarkastella arvioinnin saavuttamiseksi. Näitä lähteitä ovat aiemmat yritystiedot, kilpailijoiden käytettävissä olevat tiedot sekä analyysi nykyisistä ja kehittyvistä taloudellisista ja sääntelysuunnista, jotka saattavat tehdä tulevan vuoden erilaiseksi kuin aikaisemmilla vuosilla.
Vastaa tulevaisuuden tarpeita käytettävissä oleviin resursseihin
Useimmiten ei, käytettävissä olevat resurssit eivät sovi täydellisesti ennustettuihin tuleviin tarpeisiisi. Budjettisyklin tässä vaiheessa sinun on ehkä tehtävä joitakin kompromisseja ja neuvoteltava yksiköissänne, jotta voit selvittää, miten parhaiten voit jakaa yrityksesi niukat resurssit. Sinun on pidettävä mielessä liiketoiminnan painopisteet ja strategiset tarpeet.
Lopullisen hyväksynnän saaminen
Kun sinulla on täydellinen budjetti, seuraava askel on saada budjettivaliokunnan hyväksyntä tai mikä tahansa yksikkö, jolla on valtuudet tehdä lopullinen kyllä tai ei päätös talousarviosi. Mitä tiukemmin olet työskennellyt kaikkien tärkeimpien sidosryhmien tarpeiden huomioon ottamiseksi edellisissä vaiheissa, sitä sujuvammin pitäisi olla.
Hyväksyttyjen varojen jakaminen
Kun talousarvio on viimeistelty ja hyväksytty, budjetointiprosessin viimeinen vaihe on jakaa jaetut varat eri osastoille ja liiketoimintasegmenteille. Tyypillisesti tämä on talouspäällikkö tai yrityksen valvoja.
Seuranta ja arviointi
Kun talousarvio on saatu valmiiksi ja varat on jaettu, budjetointi ei ole ohi. Sinun pitäisi silti aktiivisesti seurata luomasi ja toteutetun talousarvion menestystä. Etsi alueita, joilla resursseja ei ole tai joissa jätteet näyttävät olevan olemassa, ja pidä nämä alueet mielessä tulevien budjettikierrosten aikana.
