Menettely on kuin resepti - joukko ohjeita, joissa todetaan selvästi, kuka tekee jotakin, milloin se on tehtävä, miten se tehdään ja mitä tuloksen pitäisi olla. Luettele jokainen vaihe järjestyksessä, joka on täytettävä. Käännä useita toimintoja käsikirjassa, joka on järjestetty työn kuvauksen, osaston, toiminnon tai minkä tahansa järjestyksen mukaan, jotta tiedot ovat käsikirjan käyttäjien saatavilla. Älä sekoita käytäntöjä menettelyihin. Politiikat ovat sääntöjä tai kannanottoja; menettelyt ovat se, mitä ihmiset noudattavat politiikan toteuttamisessa.
Tarvittavat kohteet
-
Olemassa olevat asiakirjat, jotka voivat olla resurssimateriaalia
-
Aiheen asiantuntijat, jotka tietävät, miten menettelyt suoritetaan
Päätä, mitkä menettelyt dokumentoidaan. Kahdella manuaalisen sisällön valintamenetelmällä on tutkia mahdollisia manuaalisia käyttäjiä selvittämään, mitkä tehtävät he tarvitsevat selventää tai lisätietoja, tai voit mieluummin tehdä luettelon toiminnallisista ongelmista, joita voit ratkaista selkeästi määritellyillä menettelyillä.
Kerätä tietoa. Henkilö, joka tekee jo tehtävän, on paras resurssi, ellet luo menettelyjä tyhjästä. Katso henkilö, joka suorittaa tehtävän ja ottaa muistiinpanoja, tai pyydä henkilöä kirjoittamaan tehtävän kaikki vaiheet, sekä kokemuksen perusteella opittuja vinkkejä tai varoituksia.
Määritä käsikirjan asettelu. Kahden sarakkeen muoto tekee menettelyistä selkeitä ja helposti luettavia. Anna jokaiselle sivulle menettelyn nimi ja laita otsikon alle luettelo tai kappale kaikista tosiseikoista, jotka eivät kuulu askelen piiriin, kuten kuinka usein menettely suoritetaan, ja vinkkejä tai varoituksia. Menettelyn tulisi seurata sen jälkeen kahden sarakkeen taulukossa.
Kirjoita karkea luonnos. Luettele vasemmassa sarakkeessa menettelystä vastuussa oleva henkilö. Luettele oikeassa sarakkeessa haluamasi vaiheet. Jos menettelyyn liittyy useita ihmisiä, heidän kaikkien pitäisi pystyä näkemään selvästi, missä ne sopivat prosessiin ja mitä he tarvitsevat.
Testaa toimenpiteet. Hanki joku tuntematon menettelytapoja, joita ne noudattavat luonnosta. On tärkeää käyttää jotakuta kokemattomia, joten henkilö ei ota mitään tavanomaisia pikakuvakkeita tai kiiltoa epäselviin kohtiin, joita toinen lukija ei ymmärrä.
Tarkasta luonnos. Selvitä, lisää, poista ja järjestä vaiheet, kunnes jokainen, joka lukee käyttöohjetta, seuraa menettelyjä.
Julkaise käsikirja. Sisällytä sisällysluettelo, jotta lukijat voivat nopeasti etsiä menettelyjä. Lisää sanasto, jossa määritellään mitä tahansa terminologiaa, joka on epätavallista tai omaa toimialallesi.
vinkkejä
-
Älä käytä tyylikäs sanamuutos elävöittämään kirjoitusta. "Widget" on widget joka kerta, ei "kohde" tai "laite". Oikeuksien johdonmukainen kuvaaminen voi olla toistuva, mutta se parantaa lukijoiden selkeyttä.
