Kun hanke on valmis, ainoa asia on analysoida, mitä oikein tapahtui, mikä meni pieleen ja mitä joukkue voi tehdä tulevien hankkeiden onnistumiseksi. Tämä tehdään yleensä postmortem-raportissa. Lopullinen, jälkeinen hankkeen jälkeinen kokous on korvaamaton edellytys postmortem-raportille, joka antaa konkreettisia esimerkkejä ja yksityiskohtia ilman, että se on liian negatiivinen tai onnitteleva.
Rakenne ja tyyli
Virallinen raporttirakenne, jossa on tarkat otsikot ja alanimikkeet, auttaa sinua esittämään sekä tosiasiallisia että analyyttisiä tietoja selkeästi ja tiiviisti. Purduen yliopiston verkkokirjoittamislaboratorio ehdottaa, että kirjoitat koko raportin yhdellä vakiomerkillä, kuten Arialilla tai Times New Romanilla. Käytä luetteloita aina, kun voit, ja käytä valkoisia välilyöntejä osien välissä ja sisällä, jotta raportti on helpompi lukea. Käytä kielioppia oikein: käytä aikaisempaa aikaa selittämään menettelyjä ja nykyistä jännitystä yleistämään ja ilmoittamaan, mitä projektitulokset osoittavat.
Johdanto ja tavoitteet
Käytä johdanto-osaa kuvaamaan postmortem-raportoinnin tavoitteet. Useimmissa raporteissa pyritään saavuttamaan neljä päätavoitetta: tarkastelemaan ja keskustelemaan siitä, oliko hanke onnistunut, tunnistaa korkeat pisteet ja saavutukset, korostavat tärkeät asiat ja keskustelevat ongelmanratkaisutaktiikoista ja ytimen ytimistä. Näiden tavoitteiden muotoilu luettelomerkiksi on myös hyvä tapa määrittää raportin rakenne.
Parametrit ja tavoitteet
Esitä faktoihin perustuvat projektitiedot ja hankkeen tavoitteet seuraavassa osassa. Järjestä taustatietoa - kuten otsikkoa, projektinjohtajan nimeä, alkamispäivää ja tavoitetta sekä tosiasiallisia päättymispäiviä - taulukkomuodossa. Yhteenveto hankkeesta lyhyesti. Sisällytä tiedot, kuten hankkeen tyyppi, tarkoitus ja tavoitteet, sekä talousarvio, vertailuarvioinnin mittaukset ja mahdolliset rajoitukset tai rajoitukset, joita hanke on kohdannut.
Suorituskyvyn analysointi ja arviointi
Suoritustiedot ovat raportin "liha". Käytä kertomuksia ja luettelomerkkejä kuvaamaan keskeisiä saavutuksia ja kysymyksiä. Kuvaile projektin saavutusten osiossa, mikä oli oikein ja mikä toimi hyvin, ja keskustele käytännöistä - kuten viikoittainen tapaamisaikataulu tai mahdollisuus viestiä pikaviestien välityksellä - että tiimi löysi erityisen hyödyllisen projektin loppuun saattamiseksi ajoissa. Keskeisten kysymysten osiossa kerro, mikä meni pieleen, mitkä politiikat ja menettelyt aiheuttivat ongelmia ja mitä haasteita joukkue joutui kohtaamaan. Keskustele siitä, miten nämä ongelmat vaikuttivat hankkeen osa-alueisiin, kuten talousarvioon ja aikatauluun, ja kerro, mitä joukkue teki niiden voittamiseksi tai hallitsemiseksi.
Arviointi ja palautukset
Viimeistele raportti hankkeen kokonaisarvioinnilla ja analyysillä. Viiden tai kymmenen pisteen luokitusjärjestelmä, joka arvioi hankkeen kriittiset näkökohdat, mukaan lukien suorituskyky, hallinnan noudattaminen ja viestintä, voi luoda hyödyllisen visuaalisen näytön. Lopuksi, kuvailkaa saatuja kokemuksia, määrittele kaikki projektin aikana kehitetyt ja toteutetut parhaat käytännöt sekä ehdotuksia jatkuvista parannuksista.
