Työntekijät kaikilla tasoilla saattavat joutua kirjoittamaan ilmoituksia (joita yleensä kutsutaan muistiinpanoiksi) osana työnsä. Tehokkaiden muistioiden kirjoittaminen heijastaa myönteisesti sitä kirjoittajaa, koska se on merkki hyvästä kommunikointitaidosta. Ilmoituksen muistiinpanot antavat positiivisia ja negatiivisia uutisia työntekijöille koko organisaatiossa. Myynninedistämis- ja avausilmoitukset saavat usein jännitystä, kun taas politiikan muutokset ja ilmoitusten leikkaukset voivat aiheuttaa ahdistusta ja stressiä. Kiinteän viestin käsitteleminen auttaa toimittamaan viestejä selkeästi ja positiivisesti.
Tunnista avainviesti, jota yrität välittää. Mieti, tuleeko uutiset tervetulleiksi vai ei, ja käytä tätä tietoa päättääksesi, miten parhaiten kehotetaan lähetettävä viesti. Negatiiviset viestit tarvitsevat lisää tietoa siitä, miksi jotain tehdään, kun taas positiiviset viestit voivat keskittyä toimitettaviin uutisiin lisäämättä yksityiskohtaisia taustatietoja siitä, miksi tapahtuma tapahtui.
Lue, miten muistion neljä perusosaa. Parhaat muistit pysyvät hyväksyttävässä muodossa, joka on tunnustettu yritystoiminnassa. Tällöin muistikirjoittajat pysyvät neutraaleina ilmoituksissaan eivätkä näytä puolueellisilta. Muistiinpanot sisältävät neljä pääosaa: otsikko, avaaminen, runko ja päätelmät.
Luo otsikko. Otsikot sisältävät neljä pääosaa: kohteeseen, alkaen, päivämäärä ja aihe. ”To:” -kenttään sisältyy luettelo vastaanottajista ja niiden nimistä. Kenttä "Lähettäjä" sisältää sen henkilön nimen ja nimen, jolta muistio on. ”Date:” -kenttä on useimmiten päivämäärä, jona muistio toimitetaan, verrattuna päivämäärään, jona se on laadittu tai luotu. ”Aihe:” -kenttä kertoo vastaanottajille muistion tarkoituksen. Nämä kentät ovat samankaltaisia kuin sähköpostien yleisesti käytetyt kentät, ja niiden pitäisi näkyä seuraavasti:
Vastaanottaja: Alkaen: Päiväys: Aihe:
Kirjoita muistion avaus. Aloitusosassa keskitytään tiedonannon tarkoitukseen. mukaan lukien mahdolliset taustainformaatiot, joiden avulla vastaanottajat voivat ymmärtää ilmoituksen.
Kirjoita muistion kappale. Elin sisältää kaikki yksityiskohtaiset tiedot, jotka vastaanottajien on tiedettävä. Kampanjoissa voi olla tietoa työntekijän uudesta työstä ja vastuusta sekä siitä, milloin he ottavat uuden tehtävänsä. Toimintamuutosten tulisi sisältää tietoja siitä, milloin uusi politiikka tulee voimaan ja miten se vaikuttaa työntekijöihin.
Kirjoita muistion loppu. Hyvä johtopäätös kertoo työntekijöille, mitä heidän on tehtävä valmistautuakseen muutoksiin.
Ota jonkin aikaa pois muistiosta ja palaa siihen muokata tuoreita silmiä. Hyvin kirjoitetut muistutukset ovat vapaita kieliopillisista virheistä ja antavat selkeitä viestejä.
