Ehdotuskirjeet voivat olla tärkeitä työkaluja uusien asiakkaiden hankkimiseen, uusien hankkeiden aloittamiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen. Toimitusjohtajien on otettava huomioon kaikki ehdotuksen näkökohdat, ennen kuin ne lähetetään suunnitellulle vastaanottajalle, ennen kuin se lähetetään asiakirjan tehokkuuden maksimoimiseksi. Aivan kuten tällaisen kirjeen avaaminen on ratkaisevan tärkeää, jotta lukija voi lukea läpi koko sisällön, ehdotuksen kirjeen viimeiset lauseet ovat myös erityisen tärkeitä, koska ne ovat viimeisiä sanoja, jotka vastaanottaja lukee ennen kuin se tekee mahdollisen päätöksen.
Tehokkaan ehdotuksen kirjoittaminen
Jotta voisit kirjoittaa tehokkaan ehdotuksen kirjeen, kannattaa aloittaa keräämällä kaikki tarvittavat tiedot, jotka aiot sisällyttää asiakirjaan. Tähän voi sisältyä tilastoja, budjettilukuja, päivämääriä, määritelmiä ja yrityksen valtuuksia. Saatat myös haluta aloittaa ääriviivalla, joka on kirjoitustyökalu, jonka avulla voit suunnitella ehdotuksesi eri luokkia.
Ehdotuksen käyttöönoton pitäisi herättää lukijan kiinnostus ja sisältää todennäköisesti joitakin perustietoja yrityksestänne ja miksi se on pätevä suorittamaan kyseinen tehtävä. Johdanto voi sisältää myös laajan katsauksen ehdotuksen aiheeseen, jotta vastaanottajat ymmärtävät, mitä heidän on määrä lukea ja miksi heidän pitäisi lukea. Jotkin ehdotukset voivat myös alkaa tiivistelmästä, joka on lyhyt katsaus, jossa esitetään yhteenveto ehdotuksen keskeisistä kohdista. Yhteenveto on hyödyllinen niille vastaanottajille, jotka ovat lyhyellä ajassa, mutta haluavat ymmärtää, mitä ehdotus koskee.
Ehdotuksen pääkohdat vaihtelevat projektin mukaan, mutta niihin voi sisältyä osia, joissa keskustellaan hankkeen talousarviosta tai hinnoista, ehdotetusta aikataulusta ja hankkeeseen liittyvistä riskeistä. Voit myös keskustella hankkeen toteuttamiseen tarvittavista materiaaleista, projektin suorittamiseen tarvittavasta työvoimasta tai työtyypeistä sekä projektin tuottamista tuloista tai tuloksista.
On tärkeää räätälöidä asiakirjasi tiettyyn yleisöön, kun kirjoitat ehdotusta. Käytettäväsi kieli vaihtelee yleisön asiantuntemuksen mukaan ja kuinka tuttu ne ovat hankkeen teknisten näkökohtien kanssa.
Ennen kuin lähetät ehdotuksen lukijalle, muokkaa asiakirjaa aina huolellisesti ja poista kaikki kirjoitusvirheet, kieliopilliset virheet ja tosiasialliset epätarkkuudet. Typosit ja muut virheet voidaan pitää epäammattisina ja ne voivat johtaa ehdotuksen hylkäämiseen.
Ehdotuksen kirjeen sulkeminen
Ehdotuksen tekeminen on keskeinen osa yleistä asiakirjaa. Kun vastaanottaja lopettaa ehdotuksen lukemisen, viimeisten lauseiden tai kappaleiden tulisi olla mielessään. Tehokas johtopäätös voi auttaa sinetöidä kaupan ja johtaa lukijan tekemään liiketoimintaa yrityksen kanssa. Vaikka ehdotuksen muut osat ovat tärkeitä myös hyväksynnän saamiseksi eteenpäin, on järkevää viettää ylimääräistä aikaa viimeisiin lauseisiin varmistaakseen, että ehdotus on vakuuttava.
Johtopäätöksessä kannattaa harkita ehdotuksen ylemmän tason kohtien palauttamista tärkeimpien käsitteiden korostamiseksi ja varmista, ettei toisteta sanatarkasti mitä olet jo kirjoittanut. Tässä lopullisessa yhteenvedossa on esitettävä analyysi tai selitys, joka yhdistää kaikki tärkeimmät kohdat. Saatat myös haluta kannustaa vastaanottajaa jatkamaan keskustelua tarjoamalla vastauksen kaikkiin viipymättä esitettyihin kysymyksiin tai keskustelemaan asiasta tarkemmin myöhemmin. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kerro minulle, jos sinulla on lisäkysymyksiä - voisin mielelläni vastata niihin." Jotkin tehokkaat ehdotusviestit päättyvät myös kehotukseen toimia, mikä voi aiheuttaa kiireellisyyden tunteen ja sen, miksi vastaanottaja voi edetä ehdotuksen kanssa. Esimerkki toiminnan kutsusta on: "Aloita tämä projekti tänään ottamalla yhteyttä tiimiin."
