Monet yritykset tuovat ulkopuolisia toimittajia, kun heillä on suuria hankkeita. Työn ulkoistamiseen on monia syitä, kuten henkilöstön puute, resurssien puute ja hankkeen asiantuntemuksen puute. Kun valitset perspektiivisen toimittajan, yritys lähettää usein tietopyynnön tai ehdotuspyynnön. Ennen kuin päätät, minkä tyyppinen työkalu on organisaatiollesi paras, harkitse näiden kahden välisiä eroja.
Tietopyyntö
Tietopyynnöt tai RFI: t ovat suunnitteluasiakirjoja. Ne ovat epävirallisia asiakirjoja eivätkä ne yleensä edellytä kummankin osapuolen sitoutumista. RFI: t on suunniteltu keräämään tietoa mahdollisesta myyjän yhtiöstä, valmiuksista, taidoista ja kokemuksista. Projektin tiedot ja budjetti eivät tyypillisesti sisälly tämäntyyppisiin asiakirjoihin. Ainoa kerta, kun tällainen tieto on sisällytetty, on se, että yritys etsii lyhyen aikavälin myyjää pienelle projektille.
Ehdotuspyyntö
Ehdotuspyynnöt tai RFP: t ovat monimutkaisia asiakirjoja, joita yritykset luovat houkuttelemaan tarjouksia ja ehdotuksia ulkopuolisilta toimittajilta. RFP sisältää tyypillisesti hankkeen budjetin, aikataulun ja kriteerit sekä yrityksen tavoitteet ja tavoitteet. Siinä keskitytään hankkeen määrittelyihin ja laajuuteen, ja se pyrkii pyytämään yksityiskohtaista vastausta mahdollisilta myyjiltä. Toimittajan vastaukset sisältävät yleensä tietoja myyjäyrityksestä, ehdotetusta hinnasta ja yksityiskohtaisista tiedoista, miten myyjä toteuttaa ja hallinnoi projektia.
Prosessit
RFI: tä käytetään tyypillisesti yksinomaan matalan budjetin hankkeisiin ja lähtökohtana korkean budjetin hankkeille. Tämäntyyppisten asiakirjojen lähettäminen ja vastaanottaminen kestää yleensä useita viikkoja, ja tyypillisesti se on alle 10 sivua. RFP: tä käytetään korkean budjetin hankkeisiin, ja se luodaan yleisesti hankkeen tiedonkeruuvaiheen lopussa. Tavallisesti kuluu useita kuukausia toimittajien vastausten lähettämiseen ja vastaanottamiseen tämän tyyppisellä asiakirjalla, ja se on yleensä vähintään 20 sivua tai enemmän.
edut
RFI: n käyttö on edullista pienille, vähävaikutteisille hankkeille. Tämä asiakirja ei vaadi paljon aikaa tai vaivaa potentiaalisilta toimittajilta, koska niiden ei tarvitse lähettää pitkää kuvausta hankkeen yksityiskohdista. Siksi yritykset käyttävät tämäntyyppistä asiakirjaa saadakseen lisätietoja suurhankkeen laajuudesta ennen ehdotusprosessin aloittamista. RFP: n etuna on se, että se valmistelee yhtiötä eteenpäin toimittajan kanssa ja aloittaa sopimusvaiheen.
haitat
RFI: n haittapuoli on, että myyjät eivät ehkä ole kiinnostuneita lähettämään tietoja, koska he eivät näe yrityksen implisiittistä sitoutumista. RFP: n haittana ovat aikaa vievät valmistelut, joita tarvitaan sen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Jos yritys on epävarma hankkeen yleisestä laajuudesta ja spesifikaatioista, RFP: n kirjoittaminen voi olla hyvin vaikeaa tai saattaa johtaa arvaamattomiin myyjän ehdotuksiin.
