Ehdotuspyyntö (RFP) on hankintaprosessin varhaisin vaihe tai tarvittavien tavaroiden tai palvelujen hankintaprosessi. Ehdotuspyyntö pyytää potentiaalisia toimittajia esittämään ehdotuksen hyödykkeestä tai palvelusta, jota yrityksesi tarvitsee. Tämä ehdotuspyyntö tekee tarvittavien tavaroiden tai palvelujen hankinnasta järjestelmällisen ja kilpailukykyisen ja mahdollistaa yrityksesi valita parhaan vaihtoehdon useiden tarjoajien luovien ratkaisujen joukossa.
Kuvaus
Ehdotuspyyntö ei ole pelkästään hintahinnoittelua koskeva pyyntö, vaan pikemminkin pyyntö yksityiskohtaisesta raportista, joka sisältää yrityksen perustiedot ja historian, taloudelliset tiedot, tekniset kyvyt, tuotetiedot ja todennettavissa olevat asiakasviitteet. Ehdotuspyyntö sisältää yleensä yksityiskohtaiset kuvaukset pyydetyistä kohteista, hankkeista tai palveluista, jotta palveluntarjoajat voivat saada tarkkoja vastauksia. Yleensä ehdotuspyyntö ei ole julkinen, vaan se lähetetään aiemmin hyväksyttyyn luetteloon mahdollisista palveluntarjoajista.
Toimia
Ehdotuspyynnön tarkoituksena on saada tarvittavat tosiseikat ja luvut, jotta voidaan varmistaa järkevät päätökset monimutkaisista hankkeista. RFP-prosessin avulla yritykset joutuvat kilpailemaan tarjoamaan parhaan ehdotuksen kyseessä olevasta hyödykkeestä tai palvelusta voittaakseen ostajan liiketoiminnan. Tämä antaa ostajalle mahdollisuuden tutkia useita vaihtoehtoja parhaan mahdollisen laadun, termien ja palvelun yhdistämiseksi parhaalla mahdollisella hinnalla. Ehdotuspyyntöä käytetään myös kannustamaan tavarantoimittajia luomaan luovia ratkaisuja RFP: n liiketoimintaongelmiin. Koska ehdotuspyyntö voi olla pitkä ja viivästynyt, sitä tulisi käyttää vain, jos se on tarpeen monimutkaisten hankkeiden kannalta.
hyötyjä
Ehdotuspyyntö tekee kiinnostuksensi eri tarjoajien tuntemiin hankintoihin ja kannustaa tarjoajia tarjoamaan parasta tuotetta tai palvelua parhaalla hinnallaan. Mahdolliset palveluntarjoajat tietävät alusta alkaen, että valintaprosessi on erittäin kilpailukykyinen. RFP-prosessi edellyttää, että ostaja määrittää, mitä se aikoo ostaa, ja toimittajat reagoivat tosiasiallisesti pyyntöön. Järjestäytyneen arviointi- ja valintamenettelyn avulla yritykset ja organisaatiot voivat osoittaa objektiivisuutensa valintaprosessissa.
haittoja
RFP-prosessilla on myös haittoja. Koska ehdotuspyynnöt vaativat paljon sekä ostajaa että toimittajaa, ne voivat olla hyvin aikaa vieviä. Aikaa ja vaivaa, joka tarvitaan asiakirjojen ja suunnitelmakokousten valmisteluun, voi aiheuttaa viiveitä. Koska ehdotuspyyntöön vastaamiseen kuluu paljon aikaa ja vaikeuksia, jotkin yritykset voivat päättää olla osallistumatta. Määritteleminen, mitä yritys haluaa ostaa, voi olla vaikeaa, ja epäselvät vaatimukset johtavat usein epätyydyttäviin ehdotuksiin mahdollisilta toimittajilta. Lisäksi hankintayhtiöllä voi olla pitkä ja vaikea ehdotus arvioida niitä tehokkaasti.
Tärkeimmät elementit
Hyvin kirjoitetun ehdotuspyynnön olisi sisällettävä useita keskeisiä tekijöitä. Perusosien, kuten toteutettavan liiketoiminnan yhteenvedon, pyydettyjen tavaroiden tai palvelujen kuvauksen ja yksityiskohtaisten liiketoimintavaatimusten lisäksi ehdotuspyyntöihin olisi sisällytettävä myös toimittajille tiedot siitä, miten se vastaa. Toimittajille on annettava tietoa siitä, miten lähestyä ostajaa, käytettävää arviointimenettelyä, toivottua ehdotusmuotoa, määräaikaa, käytettäviä valintaperusteita, yhteystietoja ja suunniteltua aikataulua.
