Olette ymmärrettävästi pettyneitä saamaan minkäänlaista virallista hylkäämistä. Muista kuitenkin, että lähes kaikki päätökset voidaan valittaa, mikä tarkoittaa sitä, että päättävä osapuoli pyytää toista tarkastelua ja harkitsemaan päätöstään uudelleen. Tapa, jolla kirjoitat uudelleentarkastelukirjeesi, jota kutsutaan myös valituskirjelmäksi, on paljon tekemistä sen kanssa, onko pyyntösi kunnioitettu vai saatko jopa toisen silmäyksen.
Ole lyhyt ja suora
Ihmiset, jotka tekevät tällaisia päätöksiä joka päivä, ovat hämmentyneitä viestinnästä, mukaan lukien monet uudelleenlähetyskirjeet. Niinpä heidän ensimmäinen vaikutelmasi kirjeestäsi voi vaikuttaa siihen, miten he tuntevat pyyntösi ennen kuin he ovat jopa lukeneet sitä. Jos se on täynnä pitkiä kappaleita, ne ovat väsyneitä alusta alkaen; ja voi jopa työntää sen kasan pohjalle. Parhaan vaikutelman tekeminen:
- Pidä kirjasi yhdelle sivulle.
- Kirjoita lyhyitä kappaleita.
- Käytä luettelomerkkejä helpottaaksesi lukemista.
Käytä oikeaa liiketoiminnan tyyliä
Uudelleenlähetyskirje tai uudelleenlähetyskirje on tärkeä ja vaatii siten muodollista liiketoimintamuotoa ja -tyyliä. Pidä nämä näkökohdat mielessä, kun määrität kirjeenne:
Käytä lohkomuotoa: Lohko- ja sisäkkäiset muodot ovat yleisimmin käytettyjä kirjeitä. Lohkomuodossa jokainen rivi on vasemmalla. Kohdat on merkitty ylimääräisellä rivivälillä kuin syvennyksillä. Vaikka voisit käyttää joko, lohkojen tyyli tekee luodinpisteistä erottuvan, koska kaikki muut kopiot ovat tasaisina vasemmalla.
Aloita osoitteellasi: Ohita osoite, jos käytät kirjelomakkeita. Muussa tapauksessa kirjoita osoite kahdelle riville: Katuosoite yhdellä rivillä ja kaupunki, osavaltion ja postinumeron numero kahdella rivillä. Kirjoita sanat kuten "Street", "Road" ja tilasi. Älä lisää nimeäsi tähän osaan.
Lisää päivämäärä: Ohita yksi rivi ja lisää nykyinen päivämäärä, jos lähetät kirjeenne tänään tai huomenna. Jos lähetät sen myöhemmin, lähetä se lähelle, kun lähetät sen. Tai muuta päivämäärää juuri ennen tulostamista ja lähettämistä. Nykyisen päivämäärän saaminen merkitsee, että kirjeesi on tärkeä. Jos päätöksentekijä näkee sen viikon ikäisenä, se näyttää vanhoilta uutuuksilta, jotka eivät ole kovin tärkeitä.
Lisää vastaanottajan tiedot: Ohita yksi rivi päivämäärän jälkeen ja käytä niin monta riviä kuin sinun on sisällytettävä kaikki vastaanottajan asiaankuuluvat tiedot, mukaan lukien virallinen nimi, täydellinen ja tarkka nimi ja yrityksen nimi ja osoite.
Esimerkki kirjeen kirjoittamisesta tuomarille:
Arvoisan John H. Cranstonin
Käräjäoikeus (tai mikä tahansa tuomioistuimen täydellinen nimi)
Tuomioistuimen katuosoite
Kaupunki, osavaltion postinumero (ei pilkkua valtion ja postinumeron välillä)
Esimerkki kirjallisen kirjeen kirjoittamisesta kollegioon:
Meredith P. Johnston
Opiskelijoiden dekaani
Milbert College
Katuosoite
Kaupunki, osavaltio ja postinumero
Tervetuloa virallisesti: Käytä hylkäysdokumentista täyttä virallista nimeä. Esimerkiksi "Hyvä tuomari Cranston:" tai "Hyvä Dean Johnston:" Huomaa, että tervehdys päättyy kaksoispisteeseen.
Luottavainen, ei ylimielinen: Äänen, jonka kirjoitat uudelleen kirjeenvaihtokirjeessäsi, voi olla tekijä, joka tekee tauon tai rikkoutuu. Älä ota vastaan antagonistista, vihainen tai ylivoimainen sävy. Tavoitteena on kuulostaa luottavaisesti pyyntösi suhteen, mutta nöyrä kysyä.
Ilmoita pyyntösi ylös
Uudelleenlähetyskirje ei ole paikka viisaalle avautumiselle. Päätöksentekijät haluavat tietää, mitä kirjeenne on. Esimerkiksi:
"Kirjoitan pyytämään, että harkitset uudelleen päätöstänne numerossa 4325671, joka annettiin (kuukausi, päivä, vuosi). Päätös on liitetty tähän kirjeeseen avuksesi."
Päätöksen kirjeen tai asiakirjojen kopion liittäminen helpottaa vastaanottajaa tutustumaan tapauksenne yksityiskohtiin ilman, että sinun tarvitsee etsiä sitä. Se myös vähentää todennäköisyyttä, että he asettavat kirjeenne sivuun, kun etsit tapaustietojasi.
Lisää uusia tietoja
Sinun paras mahdollisuus hylätä hylkääminen ja peruuttaminen on, jos uudessa kirjeessäsi on uusia tietoja, joita ei ollut annettu ensimmäisen päätöksen yhteydessä. Selvitä, että tämä on uutta tietoa ja selitä se lyhyesti, mutta se on helppo ymmärtää. Jos esimerkiksi olet poistettu koulusta sääntöjen rikkomisen vuoksi tai syytetty rikoksesta tuomioistuimessa:
”Minulla on uutta tietoa, joka vaikuttaa tähän tapaukseen:
- Todistaja on esittänyt todisteita, jotka asettavat minut kaukana kyseisestä toiminnasta.
- Todistajan vannoutunut ja notaarin vahvistama lausunto on liitetty. ”
Vetoavat rationaalisesti, emotionaalisesti
Jos sinulla ei ole uutta tietoa, yritä antaa asiasta uusi viisto tai pyytää sitä harkitsemaan uudelleen. Ihmiset, jotka tekevät näitä kovia päätöksiä, saavat monia kirjeitä, joissa pyydetään päätösten uudelleentarkastelua. He ovat kuulleet kaikki ajateltavissa olevat tekosyyt ja perusteet. Miksi sinun pitäisi olla poikkeus? Vältä ilmaisemasta vaikeuksiasi tai tuhoasi. Jokainen, joka on hylätty, on järkyttynyt, mutta se ei ole kelvollinen syy päätöksen peruuttamiseen. Esimerkiksi kollegion hyväksymisten hylkäämisen tapauksessa:
"Olen ainoa perheenjäsen kolmessa sukupolvessa, joka ei osallistu Milbert Collegeen."
Ilmoita tapauksesi järkevämmin ja käsittele etuja kouluun:
' Kahdentoista perheenjäseneni ovat ylpeitä Milbert College-tutkinnon suorittaneista ja kolme kestävää panosta, jotka hyödyttävät kaikkia opiskelijoita:
- Championing Tower Archin rakentaminen.
- Varainhankinta biologian osaston laajentamiseen.
- Vuosittain järjestettävän Fulton-runokilpailun puheenjohtaja.
Minäkin haluan lisätä minun puheenvuoroni Milbert Collegeille. Näistä syistä katson, että minun asemani vanhana hakijana olisi harkittava tarkemmin. "
Uudelleentarkastelukirjeesi sulkeminen
Kierrä uudelleenlähetyskirjeesi nopeasti kiitos. Lisää virallinen sulkeminen ja ilmoita, että liitteet ovat mukana. Esimerkiksi:
Kiitos, että teit aikaa ja vaivaa harkitsemaan päätöstäni uudelleen.
Ystävällisin terveisin,
(Ohita neljä riviä allekirjoittamaan nimesi)
Koko nimesi
Otsikko tarvittaessa
(Ohita yksi rivi)
Liitteet: tuomioistuimen päätöstodistukset
Käytä kielioppi- ja oikeinkirjoitusohjelmaa tarkistaaksesi ja korjaamaan mahdolliset virheet. Tulosta, allekirjoita ja lähetä uudelleenlähetyskirjeesi välittömästi.
