Keräyskirjojen kirjoittaminen maksamatta oleville asiakkaille on jokaisen yrityksen omistajan väistämätön tehtävä. Jos haluat lisätä kertoimiasi maksettavaksi, velkaa yksityiskohtainen maksupolitiikka etukäteen luoton myöntämisen ja taktiikan ja ammattitaidon myöntämisen yhteydessä, kun yrität kerätä aikaisempien tilien yhteydessä.
Luo maksupolitiikka
Ennen kuin annat asiakkaalle tai asiakkaalle lykätä maksua, maksaa luottoa tai maksaa tuotteiden tai palveluiden toimittamisen jälkeen, kehitä maksupolitiikka, joka kuvaa ehdot. Tähän pitäisi sisältyä tiedot siitä, milloin olet harkinnut maksun erääntymistä, kuten 10 päivää tai 30 päivää laskun antamisen jälkeen. Siinä olisi myös mainittava, mitä tapahtuu, jos maksamatta jättäminen jatkuu, kuten seuraamusten ja myöhästymismaksujen antaminen, lopetetut palvelut tai oikeudelliset toimet.
Ominaisuudet
Kerro kirjeenne laatimisesta asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen. Viittaus tilaukseen, laskun numeroon, palvelus- tai ostopäivään ja alkuperäisen maksun erääntymispäivään. Jos aiemmin kerättiin yrityksiä kerätä, mainitse myös ne ja anna asiakkaalle yhteensä seuraamuksia. Esimerkiksi: ”1000 vesipullon tilauksesi toimitettiin 1. lokakuuta, ja laskun 250 dollaria kohden lähetettiin sähköpostitse 3. lokakuuta maksupäivällä 3. Tilisi on maksettu 30 päivää ja tilisi on arvioitu 25 dollarin maksu, mikä tekee maksamattomasta saldostasi 275 dollaria, joka maksetaan välittömästi."
Ole sympaattinen, silti yritys
Vaikka jotkut maksamatta olevat asiakkaat saattavat jättää laskunsa, toiset saattavat unohtaa maksupäivänsä tai heillä on vakavia kassavirtaongelmia. Anna asiakkaille hyötyä epäilystä, kun kirjoitat keräilykirjeitä, jotta he eivät aseta niitä puolustukseen. Esimerkiksi: ”Ymmärrämme odottamattomat olosuhteet voivat syntyä ja olemme sitoutuneet työskentelemään kanssanne tämän asian ratkaisemiseksi.” Tämä lähestymistapa ei loukkaa asiakasta, mutta tekee selväksi, että maksu on suoritettava olosuhteista riippumatta.
Liitä tarkistusasiakirjat
Liitä kokoelma-kirjeenne jäljennökset aiemmin myönnetyistä laskuista, aiemmasta kirjeenvaihdosta, kopiosta kaikista allekirjoitetuista sopimuksista tai kirjallisista sopimuksista ja otteista maksupolitiikastasi. Jos olet valmis neuvottelemaan saldosta tai ottamaan osittaisia maksuja, määritä tarjouksesi erityiset ehdot. Anna numero, johon voit soittaa, jos asiakkaalla on kysyttävää ja johon sisältyy ennakkoon maksettu, itse osoitettu kirjekuori, joka on helppo maksaa.
Käytä asianajajaa
Jos toistuvat yritykset kerätä aikaisempien tilien keräämisestä eivät ole hedelmällisiä, voit valita, että asianajaja lähettää keräyskirjan puolestasi. Asianajajasi voi suositella pienten vaateiden tuomioistuimelle aiheutuvia uhkia, viittausta perintätoimistoon, luottoilmoitusta tai muita oikeudellisia toimia. Punnitse kustannus-hyöty siitä, mitä se veisi keräämisen ponnistelujen suorittamiseksi oikeudelliselle ammattilaiselle verrattuna määrään, jonka voitte kerätä asiakkaaltasi. Esimerkiksi asianajajan käyttäminen 50 dollarin laskun keräämisen kirjeen kirjoittamiseen ei välttämättä ole kustannustehokasta, mutta ammattimaisen apuohjelman käyttäminen 10 000 dollarin tilin keräämiseen olisi lähes varmasti kustannuksen arvoinen.
