Kun ne on valmistettu, myyjien, freelancereiden ja urakoitsijoiden W-9-lomakkeet eivät umpeudu. IRS edellyttää kuitenkin, että ne on vaihdettava, kun tiettyjä tietoja muutetaan, mukaan lukien nimien, liiketoimintayksikön tyypin tai veronmaksajan tunnistenumeron muutokset. Vaikka IRS ei sitä edellytä, yrityksesi voi pyytää päivitettyjä W-9-lomakkeita palveluntarjoajien tarkkojen tietojen säilyttämiseksi.
vinkkejä
-
W-9-lomakkeet sisältävät tärkeitä verotietoja yrityksesi palveluntarjoajista, ja ne eivät lakkaa. Tietyt muutokset tietoihin voivat kuitenkin johtaa uuden W-9: n vaatimiseen.
W-9: n tarkoitus
IRS W-9 -lomakkeita käyttävät yritykset keräämään verovelvollisia tietoja työntekijöistä, jotka eivät ole työntekijöitä. Rahoitusyhtiöt käyttävät myös W-9-lomaketta ilmoittamaan asiakkailleen maksettavia korkoja ja osinkoja. Lomakkeeseen syötetyt tiedot lähetetään IRS: lle maksujen dokumentoimiseksi, jotka yritys on tehnyt freelancereille, riippumattomille urakoitsijoille ja myyjille, joille maksettiin yli 600 dollaria kalenterivuoden aikana suoritetuista palveluista. IRS edellyttää, että henkilöt täyttävät lomakkeen nimen, osoitteen, verotunnuksen numeron tai sosiaaliturvatunnuksen ja allekirjoituksen avulla. Toimittajilta ja riippumattomilta urakoitsijoilta pyydetään yrityksen nimi, liiketoimintayksikön tyyppi, työntekijän tunnusnumero ja päämiehen allekirjoitus. Kaikkien palveluntarjoajien on ilmoitettava, ovatko ne verovapautettuja tai vapautettuja varmuuskopioinnista.
Kun tarvitaan uusi W-9-lomake
Jotta varmistetaan, että yrityksen ilmoittamat tulot vastaavat sen palveluntarjoajien veroilmoituksissa annettuja tietoja, IRS edellyttää olemassa olevan W-9-lomakkeen korvaamista muutamissa olosuhteissa. Uusi W-9 tarvitaan, jos henkilön nimi muuttuu, kuten avioliiton jälkeen; osoitteenmuutos ei kuitenkaan vaadi W-9-vaihtoa. Toinen syy olisi, jos liiketoiminta muuttuu yhden oikeushenkilön tyypistä toiseen. Jos esimerkiksi yksityisyritys muuttuu LLC: ksi, tarvitaan uusi W-9-lomake. Samoin muutos veronmaksajan tunnusnumerosta työnantajan tunnusnumeroon vaatisi korvaavan lomakkeen.
Muutokset varmuuskopioinnissa
IRS voi ohjata yritystä pidättämään prosenttiosuuden tietyille palveluntarjoajille maksetuista tuloista. Tätä kutsutaan varmuuskopioinniksi. Liiketoiminta pidättää rahaa ja lähettää IRS: lle syistä, jotka voivat sisältää riittämättömät veronmaksut, väärä verotunnusnumero tai verotunnusnumeron puuttuminen. IRS vaatii uuden W-9-lomakkeen, kun yritys on velvoitettu aloittamaan varmuuskopiointi freelancerille, itsenäiselle urakoitsijalle tai myyjälle. Korvauslomakkeessa on ilmoitettava varmuuskopioinnin muuttaminen vapautetusta verovapautuksesta.
