Yrityspyynnön kirje voi olla tehokas tapa pyytää maksua, hakea lainauksia tai arvioita tai pyytää tietoja. Ammattimaisesti kirjoitetut kirjeet ovat tarkkoja, yksityiskohtaisia ja täsmällisiä. Ne antavat myös kaikki tiedot, jotka vastaanottajan on noudatettava pyyntöä ajoissa ja tarkasti.
Käytä ammatillista muotoilua ja kieltä
Yrityspyynnön kirjain on kirjoitettava yrityksen kirjepapereille, ja se tulee pyynnön esittäneeltä henkilöltä tai osastolta. Esimerkiksi kirje potentiaaliselle työnhakijalle, joka pyytää lisätietoja, tulee olla henkilöstöresursseilta tai palkkaamalla johtajaa, kun taas ostokeskuksen valvojalta on pyydettävä tuotenäytteitä pyytävä kirje. Noudata perinteisiä liikekirjeiden muotoiluja koko ajan ja käytä muodollista kieltä ammatillisen kuvan välittämiseen. Esimerkiksi: ”Rakas rouva Smith.”
Mennä asiaan
Kirjoita avaus, joka kertoo lukijalle, mitä tarvitset heti lepakosta. Esimerkiksi ”Tilisi on 90 päivää erääntynyt, ja se vaatii välittömiä toimia”, tai ”Palautuksesi on vaikuttava ja haluaisin nähdä suositusviestejä sekä kollegionne transkripteja.” tarpeetonta tietoa päästäksesi pisteeseenne.
Ole tarkka
Anna kaikki tiedot, jotka vastaanottajan on täytettävä pyyntösi, kuten ostotilausviite tai tilinumerot tai kopiot sopimuksista tai käytännöistä. Viitekotelot tai liitteet kirjeen tekstissä. Esimerkiksi: ”Kuten näet liitteenä olevassa alkuperäisen sopimuksen kopiossa, tuotteen toimitus on suunniteltu kunkin kuukauden ensimmäisenä maanantaina. Tämä on pyyntö muuttaa kyseistä päivämäärää kunkin kuukauden kolmanneksi maanantaiksi."
Tee pyyntösi
Tarkkaile tarkalleen, mitä haluat seuraavaksi, joten vastaanottajalta ei ole mitään väärinkäsityksiä. Esimerkiksi: ”Laskusi on maksettava kokonaisuudessaan 15.6.2015 mennessä tai meidän on pakko lopettaa palvelu.” Helppo noudattaa liittämällä itsellesi osoitettu leimattu kirjekuori, linkki yrityksen verkkosivuston maksuvaihtoehtosivulle, postitustarra tai koko sähköpostiosoitteesi.
Sähköpostipyynnön kirjaimet
Sama perusperiaate koskee sekä sähköpostiviestejä että tavallisia postikirjeitä, mutta on muutamia eroja. Käytä yrityksen logoa ja sähköistä allekirjoitusta ja säilytä kaikki muut viralliset kirjeen kirjoitusmuodollisuudet. Pyydä myös palautuskuitti, jolla varmistetaan, että vastaanottaja sai kirjeenvaihtosi.
Pidä kirjaa
Tulosta kopio pyynnön kirjaimista omaan viitteeseesi. Tämä on erityisen tärkeää, jos kirjoitat kokoelmakirjeitä. Jos velka on siirrettävä perintätoimistolle tai asianajajalle, sinulla on paperirata, josta käy ilmi, mitä olet tehnyt keräämään velan tähän mennessä.
