Tietohallintajärjestelmä mahdollistaa organisaation pysyvän tietojen tallentamisen ja vastaanottamisen. Tällaisia järjestelmiä käytetään kaikkialla yrityksessä tallentamaan esimerkiksi asiakastietoja tai tuotetietoja. Jotkin näistä järjestelmistä ovat liiketoiminnan koon vuoksi suuria ja hierarkkisia, kun taas jotkut niistä ovat yksinkertaisia ja olemassa vain helpottaakseen elinkeinon harjoittamista. Seuraavassa on muutamia tyypillisiä hallintajärjestelmiä.
Asiakastietojärjestelmä
Monet yritykset haluavat seurata asiakkaitaan. He saattavat haluta tallentaa sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja postiosoitteita, koska esimerkiksi he haluavat kertoa asiakkaille uudesta tuotteesta tai lähettää heille vuosittaisen luettelon. Yritys voi haluta seurata, kuinka paljon asiakas on viettänyt yrityksen kanssa tai kuinka monta tilausta asiakas on asettanut. Jotkut yritykset saattavat toimia vain tilauskohtaisesti tai niillä on vain vähän asiakkaita, joita asiakastietokanta on tarpeeton.
Tuotetietojärjestelmä
Yritys voi myös haluta saada tuotejärjestelmän, joka tallentaa ja vastaanottaa tuotetietoja. Tuotetietojen avulla yritys voi seurata kohteen nimeä, kokoa, painoa ja hintaa. Yritys voi myös haluta seurata kohteita käyttämällä tuotekoodia tai tuotenumeroa. Muita tietoja voi olla saatavilla jokaisesta tuotteesta, esimerkiksi siitä, saako se ilmaisen toimituksen tai sillä on alennus tietyn myynnin aikana. Tuotetietokannan tietoja käytetään joskus suoraan verkkosivuilla tai luetteloissa.
Työntekijöiden tietojärjestelmä
Yritykset haluavat seurata työntekijöidensä nimiä, osoitteita ja puhelinnumeroita yleisiä yhteystietoja varten. Heidän on myös seurattava työntekijöiden palkkoja ja työntekijöiden käyttämien tuntien määrä. Verotusta varten niiden on seurattava haettuja poikkeuksia.
