Palkkasummapolitiikka kuvaa palkanlaskentaprosessia, koska se liittyy palkkojen, ajankäytön, palkkahallinnon aikataulujen ja maksutapojen hallinnointiin. Dokumentoidut menettelyt varmistavat selkeän ja määritetyn hyväksymisprosessin, tehokkaan palkanlaskentatoiminnan, lomakkeiden saatavuuden ja asianmukaiset valvontatoimet. Organisaatio, jolla on vakiintunut palkanlaskentapolitiikka ja -menettelyt, voi varmistaa työntekijöille palkkojen ja palkkojen täsmällisen ja oikea-aikaisen maksamisen.
Merkitys
Palkkasumma on yksi suurimmista kustannuksista missä tahansa organisaatiossa. Palkkasummapolitiikka luo sisäiset tarkastukset ja saldot tämän kustannuksen hallitsemiseksi ja suojaamiseksi. Se vähentää virheiden ja petosten mahdollisuutta. Suurissa yrityksissä palkanlaskentaprosessissa on paljon aikaa ja resursseja. Palkkalaskutoiminnot luovat tehokkuuden ajan keräämisessä, asiakirjojen käsittelyssä, tietojen syöttämisessä, maksamisessa ja kirjanpidossa. Automaatio- ja järjestelmäteknologian kehittyessä menettelyt voivat olla kustannustehokkaita ja säästää yrityksen rahaa.
Tarkoitus
Palkkasummapolitiikka takaa, että työntekijät saavat aina oikean palkan oikeaan aikaan. Se varmistaa, että yritys noudattaa liittovaltion, valtion ja paikallisia lakeja, erityisesti niitä, jotka koskevat veroja, Medicare, sosiaaliturva ja oikeudenmukaiset työstandardit. Lainsäädännön noudattaminen auttaa yritystä välttämään seuraamusten maksamista. Palkkahallintomenettelyt tukevat myös vakiintuneiden korvausrakenteiden ja -järjestelmien, osastojen talousarvioiden ja työehtosopimusten täytäntöönpanoa.
ominaisuudet
Palkkasummapolitiikka määrittelee palkkahallinnon henkilöstön ja johtajien vastuut ja vastuuvelvollisuudet. Koska palkanlaskennassa on luottamuksellisia tietoja, käytännössä on määritettävä käyttö- ja suojaustasot. Se tunnistaa myös eri työntekijäryhmien edellyttämän koulutuksen. Palkkalaskutoimitukset tarkentavat prosessia, kun työntekijä on palkattu. Niihin kuuluvat palkkahallinnon toiminnot ja lomakkeet, joita tarvitaan uusien palkkojen käsittelyyn, työllisyyden muutokset, tietopäivitykset, erityismaksut, vähennykset, aikaraportointi ja irtisanominen.
näkökohdat
Petosriskin minimoimiseksi palkanlaskentapolitiikassa on oltava sisäinen valvonta. Yksi valvontamuoto on tehtävien erottaminen. Esimerkiksi, jos palkkahallinnassa on kaksi työntekijää, palkkamenettelyyn liittyvät asiakirjat valmistettaisiin, kun taas toinen valtuuttaisi ja hyväksyisi. Hyväksyntäviranomaisen on tarkasteltava kaikkia palkka- ja lomitietoja. Toinen ryhmä tai osasto, kuten kirjanpito, voi tarkastaa palkanlaskutapahtumat. Palkkahallintomenettelyjen on myös suojattava palkanlaskentatietojen luottamuksellisuus ja varmistettava, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää niitä.
vastuut
Palkkalisto-osasto vastaa palkkahallinnon työnkulun hallinnasta, jotta varmistetaan tehokas ja oikea-aikainen palkanlaskenta. Siinä vahvistetaan palkanlaskennan aikataulut ja palkka-asiakirjojen jättämisen määräajat. Palkkahallinnon henkilökunta antaa ja valvoo palkkahallintojärjestelmän tietojen saatavuutta. Ne syöttävät tietoja järjestelmään ja tekevät tarvittaessa muutoksia. Johtajien on varmistettava, että vaaditut palkanlaskentatiedot laaditaan ja välitetään tietyn ajan kuluessa. Työntekijät ovat vastuussa maksujen ja vähennysten tarkistamisesta ja palkanlaskennan osaston neuvonnasta kaikista poikkeamista. Niiden olisi myös pidettävä tiedot ajan tasalla.
