Kirjanpidossa sanalla "viesti" tarkoitetaan tapahtuman kirjaamista tai oikean tilin oikaisua, veloituksen kohdistamista yhdelle tilille ja tasoitustilille toiselle. Lähetys voi olla manuaalinen tehtävä, joka tehdään vain paperilla. Nykypäivän liike-elämässä suurin osa kirjanpidosta tehdään tietokoneissa. Tällöin "lähettäminen" tarkoittaa tapahtuman syöttämistä ohjelmistoon ja sitten tapahtuman tallentamista niin, että asianmukaiset tilit päivitetään.
Tarvittavat kohteet
-
Kaksoismerkintää koskevien periaatteiden perustiedot
-
Kirjanpito-ohjelmiston tuntemus
Kirjanpidon perustiedot
Kokoa kaikki asiakirjat, jotka liittyvät lähetettäviin liiketoimiin. Yleensä nämä ovat tavarantoimittajiltasi laskut, jotka lähetetään maksettaviksi tilille, laskusi asiakkaillesi, jotka lähetetään saamisiin tai joskus yleiskatsaukseen.
Määritä tilit, jotka veloitetaan ja hyvitetään postitettaessa. Jos haluat esimerkiksi lähettää toisen osapuolen velkaa, kuten myyjältäsi laskun, veloitetaan kustannustili tai omaisuus-tili ja veloitetaan velatili. Esimerkki: Laskun lähettäminen, jonka veloitat Acme Electricitylle 10,00 dollaria kohden, johtaa seuraavaan tapahtumaan: Apuohjelman kustannukset (kulukirja) 10,00 ja veloitustilit (vastatili) 10.00 Luotto
Jos lähetät tapahtuman manuaalisesti, lähettämisprosessi sisältää yksinkertaisesti numeroiden kirjoittamisen tilisivuihin ja tilin saldojen päivittämisen. Muista päivittää kaikki siihen liittyvät tilit.
Tietokoneelliseen lähettämiseen kirjaudu ohjelmistoon ja anna sopiva moduuli. Lähetysesimerkkimme moduulia kutsutaan todennäköisesti maksettavaksi maksettavaksi. Syötä ohjelmiston ohjeiden mukaan tilinumeron nimi tai nimi tilille (Utilities Expense) ja maksettava summa asianmukaisilla kentillä.Ohjelmisto pyytää myös maksun eräpäivää. Saatat joutua syöttämään myös alennusehtoja, jos niitä on. Nämä ilmoitetaan laskussa tarvittaessa.
Tallenna tiedot ennen tulostamista ja tulosta alustava raportti. Vertaa tietoja, jotka olet kirjoittanut laskun tietoihin, ja tarkista virheitä. Korjaa syötetyt tiedot tarvittaessa.
Kun olet varma, että kaikki tiedot on syötetty oikein, valitse kirjanpito-ohjelmasi vaihtoehto, kun haluat lähettää tiedot tileille. Muista tulostaa täydelliset raportit tiedoista, jotka olet lähettänyt tietueille. Tarkastele tilitietojasi varmistaaksesi, että tiedot on lähetetty oikein.
Myyntisaamisiin liittyvät tapahtumat kirjataan samalla tavalla. Vaikuttavat tilit ovat yleensä tulotili (tuotto) ja varojen tili (joko saamiset tai käteisvarat). Esimerkki: Laskusi 200,00 dollaria asiakkaalle tarjottavista LVI-palveluista lähetettäisiin seuraavasti: Myyntisaamiset (varojen tili) 200,00 dollaria Debit ja tuotot toimitettujen LVI-palvelujen (tulotili) $ 200.00 Luotto
vinkkejä
-
Kun tallennat useita tapahtumia, kuten esimerkiksi laskunippu, suorita lisäysnauhaa, jossa luetellaan kunkin laskun määrä, jonka loppusumma on lopussa. Tämä auttaa sinua tarkistamaan tietoja virheistä ennen lähettämistä.
Varoitus
Tapahtumat, jotka on lähetetty suoraan pääkirjasi kautta (joita kutsutaan myös yleiseksi lehdeksi), eivät eroa suuresti veloista tai saamisista. Kun muutat tilejä suoraan, ole varovainen debitoitaessa ja hyvittämällä oikeaan suuntaan. Yleinen virhe veloitetaan tililtä, jonka tarkoitat luottoa, ja päinvastoin virheellisesti hyvitettävän tilin. Tällaista postitusvirhettä ei ole vaikea korjata, mutta se on turhauttavaa.
