Kaikki organisaation rahoitustapahtumat lähetetään lopulta pääkirjaan tavalla tai toisella. Kun tietokoneohjelmaa käytetään kirjanpitoon, suurin osa taloudellisista tiedoista lähetetään apurekisteriin - kuten maksettaviin tileihin tai myyntisaamisiin, jotka automaattisesti lähettävät pääkirjaan. Jotkin merkinnät on kuitenkin lähetettävä suoraan pääkirjaan. Tapahtumat, jotka usein lähetetään suoraan pääkirjaan, ovat pääomakustannukset, korkokertymät, poistojen kumulointi, oikaisut, jotka peruutetaan seuraavalla tilikaudella, ja muut tilin oikaisut, joita ei voida tehdä alirekisterin kautta. Kun kirjaudut pääkirjaan, on pidettävä tarkkana huolta, koska virheiden korjaaminen useiden pääkirjojen merkinnöillä tekee sotkuista kirjanpitoa. Tämän lisäksi pääkirjaan lähettäminen ei ole monimutkaista.
Kokoa kaikki asiakirjat, jotka liittyvät mainoksiin, joita haluat lähettää pääkirjaan. Näitä voivat olla ostosopimukset, vuokrasopimukset, poistoaikataulut ja poistoaikataulut.
Valmistele laskentataulukko tietokoneellesi tai paperillesi, jossa on yksityiskohtaiset tiedot jokaisesta pääkirjasta, joka on lähetettävä. Sisällytä täydellinen kuvaus pääkirjan merkinnästä, täsmällisestä tilistä, josta veloitetaan, ja summa, ja sitten vastaava tili, jota haluat hyvittää ja summa. Säilytä veloitusmääräsi sarakkeessa vasemmalla ja hyvitykset sarakkeessa oikealla.
Kaikkien pääkirjoitusten velkojen ja hyvitysten kokonaismäärä ja varmista, että veloitus- ja luottomäärät ovat samat. Jos olet laatinut laskentataulukon tietokoneellesi, tulosta se viitteeksi, kun syötät tiedot pääkirja-moduuliin.
Voit käyttää pääkirjanmoduulia tietokoneesi kirjanpito-ohjelmassa. Varmista, että pääkirjan päivämäärä on asetettu ajanjaksolle, jona haluat lähettää merkinnät. Tämä on tärkeää, koska kirjoitukset lähetetään usein pääkirjaan ajanjakson päättymisen jälkeen. Esimerkiksi, vaikka kuluva kuukausi voi tosiasiallisesti olla helmikuu, voit julkaista tammikuun pääkirjan merkintöjä, joten tässä tapauksessa varmista, että pääkirjan päiväys on asetettu tammikuuhun.
Näppäile pääkirjan merkinnät pääkirja-moduulisi kirjanpito-ohjelmiston käyttöohjeen mukaan.
Tulosta raportti postittamattomista pääkirjoista. Korjaa pääkirjasi merkinnät, tarkista laskentataulukkoasi (ja lisää tarvittaessa koneenauhat). Tee tarvittavat korjaukset pääkirjaan. Älä lähetä pääkirjaan vielä.
Tee tietokoneesi varmuuskopio pääkirjoitustietoistasi. Merkitse pääkirjatietosi varmuuskopiot selkeästi ja säilytä se turvallisessa paikassa.
Julkaise pääkirjanmerkkisi kirjanpito-ohjelmiston käyttöohjeen mukaan. Tulosta täydelliset tiedot kaikista pääkirjaasi kirjoittamistasi merkinnöistä. Säilytä ne asianmukaisissa tiedostoissa tai kirjaluetteloissa osana pysyviä kirjanpitoasiakirjojasi.
vinkkejä
-
Asiakirjat on aina dokumentoitava huolellisesti, kun olet kirjoittanut pääkirjaan, koska et voi koskaan olla varma siitä, että voit selittää pääkirjasi myöhemmin. Säilytä asiakirjat turvallisesti osana pysyvää kirjanpitoa. Jos et käytä tietokonetta, vaan tee kirjanpito vain paperilla, tallenna tai lähetä pääkirjan merkinnät käsikirjoituksissasi käsin yleisesti hyväksyttyyn kirjanpitomuotoon, jolloin varmasti päivität kaikkien asianomaisten tilien saldot. Dokumentoi aina pääkirjan merkinnät perusteellisesti ja säilytä kirjanpitotietosi erittäin turvallisessa paikassa.
