Ehdotus on asiakirja, jossa todetaan ongelma ja joka tarjoaa ratkaisun. Ehdotus on tyypillisesti valmis yrittämään hankkia jotain, kuten työtä, myynninedistämistä tai apurahaa. Budjettien tulisi olla ammattimaisia ja ne on kirjoitettava selkeästi, jotta lukija ymmärtää kirjailijan välittämät kohdat. Ehdotuksen kirjoittajan tulisi tutkia asiaa perusteellisesti ennen sen valmistelua. Eri tyyppiset ehdotukset sisältävät samat elementit, mukaan lukien käyttöönotto, tarveilmoitus, hankkeen kuvaus, talousarvio, organisaatio ja yhteenveto.
Kirjoita esittely. Ehdotuksen johdanto on selkeä yhteenveto ehdotuksen tarkoituksesta. Tässä yhteenvedossa on selkeästi selostettava kirjailijan pyyntöä tiivistämällä ongelma ja vastaus.
Selitä ongelma tai ongelma. Johdannon jälkeen kirjoitetaan tarvetta koskeva lausunto. Tämä selvitys kuvailee selvästi, mikä ongelma tai ongelma on.
Kuvaile projektiratkaisua. Ehdotuksen seuraava osa kertoo lukijalle, mitä ehdotettu vastaus ongelmaan on. Siinä kuvataan vastausta, tavoitteita ja suunnittelustrategioita. Se kertoo lukijalle myös hyödyt, joita syntyy, jos projekti tapahtuu. Tässä ehdotuksen osassa on selkeästi selitettävä lukijalle antama vastaus, jotta lukija ymmärtää sisällön täysin.
Esitä budjettitiedot. Jos tämä ehdotus on kirjoitettu hankkimaan apurahaa hankkeen rahoittamiseksi, avustusta tarjoava organisaatio haluaa tietää, että jos avustusta myönnetään, rahaa käytetään viisaasti. Jos tämä ehdotus koskee työn edistämistä, yritys haluaa tietää tarkasti, kuinka paljon tämä ehdotus maksaa, jos se hyväksytään. Talousarvion yksityiskohdat osoittavat myös lukijalle, että kirjoittaja tutki perusteellisesti kaikki ehdotettuun toimintaan tai hankkeeseen liittyvät kustannukset.
Päätä ehdotus. Johtopäätöksessä olisi korostettava kaikkia tärkeitä seikkoja, joita kirjoittaja haluaa uudelleen korostaa. Se sisältää myös määräajan, jos se on tarpeen, ja sen allekirjoittaa sen kirjoittanut henkilö tai organisaatio.
