Kirjanpitokäytännöt ja -menettelyt eivät ole yksi ja sama asia, vaikka toimiston työntekijät sekoittavat usein kaksi. Kirjanpitokäytännöt edustavat ohjeita tai sääntöjä, jotka määrittävät, mitä kirjanpitoosasto odottaa tietyssä tilanteessa. Luomalla politiikkoja tilinpäätösosasto varmistaa, että kaikki asianosaiset noudattavat ja noudattavat johdonmukaisesti yrityksen sääntöjä ja standardeja. Menettely edustaa yhtälön tapaa määrittelemällä yksittäiset vaiheet, joilla varmistetaan, että yhtiön kirjanpitopolitiikka säilyy ja sisäiset valvontatoimet ovat käytössä.
Määritä käytäntö
Kun tilinpitäjien ja muiden yritysten kirjanpito- ja menettelytapasäännöt laaditaan, sinun on ensin määriteltävä jokainen sääntö tai ohje kuin yksittäinen käytäntö, jota haluat ihmisten seurata. Älä sekoita politiikkaa yhteen, koska se on liian sekava. Kirjanpito-osastot luovat kassavirtapolitiikkaa, matkakorvausperiaatteita, pieniä rahapolitiikkoja, tilisiirtoja tai laskutusperiaatteita vain muutamia. Politiikassa olisi määriteltävä sääntö, joka tunnetaan nimellä "mitä", ja siihen on sisällyttävä, kenen on noudatettava sitä ja miksi sitä on noudatettava. Käytäntöjä ja menettelyjä pidetään erillisinä asiakirjoina.
Kirjoita yleiskatsaus
Kunkin politiikan on sisällettävä yleiskuvaus tai yhteenveto ohjeesta tai säännöstä. Yleiskatsaus on ensin, ja siinä on yksityiskohtaisia tietoja, jotka sisältävät yksityiskohtia. Esimerkiksi kirjanpito-osastolla voi olla pieni raharahastopolitiikka, jossa kerrotaan, kuinka paljon rahaa saatetaan käyttöön pienten käteisvarojen osalta, minkä tyyppiset ostot kattavat, ja sen henkilön nimi, joka huolehtii sen kunnossapidosta. Politiikassa ei luetella ihmisten nimiä vaan pikemminkin sen nimi tai asema siitä vastaavassa yrityksessä.
Esitä menettelytavat
Menettelyt ovat vaiheittainen prosessi, jossa yksilöt noudattavat yrityspolitiikkaa.Esimerkiksi kirjanpito-osasto voi asettaa rahavirran politiikan, jossa määritetään, kuinka paljon käteisvaroja olisi aina oltava saatavilla ja mitä on tapahtunut, jos sitä ei ole saatavilla. Jotta varmistetaan, että käytäntö säilyy, joku kirjanpito-osastolla on täytettävä pankkitilin sovitukset. Pankkien sovitteluprosessissa on yksityiskohtaiset vaiheet siitä, miten pankki sovitaan, jotta kassavirtapolitiikkaa noudatetaan. Jos haluat kirjoittaa menettelyn, hahmotella jokainen vaihe, joka on suoritettava, mukaan lukien niiden henkilöiden nimet, jotka suorittavat jokaisen vaiheen ja mitä seuraavissa vaiheissa tapahtuu.
Numeroi vaiheet
Kirjoita menettelyt, jotta vaiheet tulevat tapahtumaan. Esimerkiksi pankkien sovitteluprosessin avulla aloitetaan ensimmäinen asia, joka täytyy tapahtua, kuten: pankkilaskelmat on annettava avaamattomiksi tilinpitäjälle. Sisällytä vaiheet, jotka tilinpitäjän on suoritettava ennen kuin todellinen sovittelutyö luovutetaan jollekin toiselle kirjanpidossa. Tähän voisi sisältyä esimerkiksi tarkastusten epäjohdonmukaisuuksia, maksunsaajien nimiä ja muuta.
Toimintakäsikirja
Sisällytä kirjanpito-osastojen nimikeluettelo, jossa on lyhyt kuvaus tehtävistä, jotka yrityksen tehtävät ovat politiikan ja menettelytavan käsikirjan edessä. Tämä auttaa luomaan sisäistä valvontaa samalla kun varmistetaan tehtävien erottaminen. Kirjoita säännöt yksittäisille sivuille, luo jokaiselle käytännölle uusi sivu tai sivujoukko. Jokainen politiikka saa oman otsikon ja otsikon sisällön sisältävistä sivuista, jotta ihmiset voivat helposti katsoa niitä. Politiikan jälkeen sisällyttäkää kaikki menettelyt omille sivuilleen varmuuskopiona. Sisällysluettelo voi sisältää "kassavirtapolitiikan" pääotsikkona, jossa on alanimikkeet ja niiden omat sivut, joihin sisältyvät "pankkien yhteensovittamiset", "pääkonttorin pankkitilin yhteensovittaminen" tai muut menettelyt, jotka koskevat kyseistä politiikkaa.
