Aikataulu on yksi niistä arkipäivän hallinnollisista tehtävistä, joita kukaan ei halua tehdä; Kuitenkin, jos järjestelmällistä tapaa kirjata tärkeitä päivämääriä ja virstanpylväitä ei pystytä kehittämään, voidaan pilata parhaat suunnitelmat. Pääkalenteriin on sisällyttävä tärkeitä päivämääriä, oltava automatisoituja, ja niihin on sisällyttävä kutsujärjestelmä, joka ilmoittaa ihmisille tulevista päivistä. Jotta pääkalenteri voidaan luoda tehokkaasti, sen on oltava intuitiivinen, tehokas ja kaikilla käyttäjillä hyvin kirjoitettu menettely.
Määritä yksi henkilö, jolla on vastuu ylläpidosta ja varmuuskopioinnista. Tämän henkilön tulisi olla vastuussa tärkeimpien päivämäärien tarkistamisesta ja syöttämisestä kalenteriin ennen jakelua.
Anna lopulliset päivämäärät ja määräajat. Lopulliset päivämäärät ovat ehkä tärkein syy luoda ja ylläpitää yhteisöllistä pääkalenteria. Nämä päivämäärät tulisi erottaa toisistaan ja ne on kirjoitettava lihavoituna, värillisinä tai kaikki korkit.
Työskentele ammattilaisten ja tukihenkilöstön kanssa, jotta voit määrittää päivämäärät ennen määräaikaa. Tämä riippuu toiminnasta ja organisaatiosta. Saatat esimerkiksi haluta antaa muistutuksen viikkoa ennen suurta budjettikokousta. Ryhmän onnellinen tunti voi kuitenkin vaatia muistutusta vain tunti ennen tapahtumaa. Haluat myös rakentaa ajoissa matkaasi, jos tapahtuma ei ole välittömässä toimistossa.
Määritä prosessi, jolla käyttäjille tiedotetaan muutoksista. Tämä voi olla muodollinen tai epävirallinen prosessi. Se olisi kuitenkin selkeästi esitettävä menettelyissä. Sinun on myös annettava tapa vahvistaa muutos. Tämä voi olla nopea sähköpostiviesti, jossa on vahvistuspyyntö kaikille henkilökunnan tai kokouksen osanottajille.
Anna mahdollisuus sisällyttää seurantapäivät. Seurantapäivät ovat päivämäärät, jotka tulevat esiin toisen kokouksen tuloksena. Eli ne on liitetty alkuperäiseen kokoukseen. Esimerkkinä voitaisiin mainita, että rahoitusta varten tarvittava AR-toimenpide on valmis ennen seuraavaa kokousta. Mahdollisuus liittää seurantapäiviä alkuperäiseen kokoukseen on hyvä tapa automatisoida prosessi ja tuoda lisää tehokkuutta seuraavaan kokoukseen tai tapahtumaan.
Tulosta pääkalenteri sekä päivittäin että viikoittain ja jaa. Tämä on valinnainen organisaation mukaan.
Aseta kalenteri keskeiseen paikkaan. Tämä voi olla verkossa, jaetussa tiedostossa tai jaetussa ilmoitustaulussa.
