Kun suoritat klubikokouksen, voit keskustella kaikkien klubin jäsenten kanssa kerralla, suunnitella tulevia klubitoimintoja ja tehdä tärkeitä päätöksiä. Jotta kokousta voitaisiin pitää tehokkaasti, sinun täytyy olla järjestetty ja suunnitelma. Kokouksen koordinaattori ylläpitää järjestystä kokouksen aikana ja käsittelee kaikkia kokouksen esityslistalla olevia aiheita.
Valmistaudu etukäteen. Päätä, mitkä tavoitteet ovat kokoukselle ja muodosta erityinen toimintasuunnitelma näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Luo luettelo aiheista, jotka käsittelet ja kopioit tämän luettelon jakeluun klubin jäsenille.
Luo kutsuva ilmapiiri. Tarjoile virvokkeita ennen kokousta ja käytä pehmeää musiikkia, kun klubin jäsenet tulevat kokoustilaan. Tämä luo ilmapiirin, joka kannustaa jäseniä rentoutumaan ja seurustelemaan ennen kokouksen alkua.
Aloita ajoissa. Tee ilmoitus viisi minuuttia ennen kuin aloitat. Kun klubin jäsenet löytävät istumapaikat, anna kopioita kokouksen esityslistasta. Näin klubin jäsenet voivat tarkastella esityslistaa valmistellessasi.
Esittele uudet klubin jäsenet. Jäänmurtajien istunnot ovat paras tapa tuoda uusia jäseniä. Pyydä heitä ilmoittamaan, missä he kasvoivat, missä he menivät kouluun ja miksi he päättivät liittyä klubiin.
Tarkista edellisen kokouksen pöytäkirjat. Tämä muistuttaa klubin jäseniä viime kokouksen aikana toteutetuista toimista ja antaa uusille jäsenille paremman käsityksen nykyisistä kokouksen aiheista.
Pysy tehtävässä. Noudata aina kokouksen esityslistaa. Jos joku haluaa keskustella aiheesta, joka ei ole asialistallasi, kirjoita aihe erilliselle paperiarkille ja käsittele sitä seuraavassa kokouksessa.
Anna aikaa kysymyksiin ja vastauksiin. Klubin jäsenillä on todennäköisesti kysymyksiä, joten ole valmis vastaamaan niihin. Pyydä kysymyksiä käsitteleviä henkilöitä nostamaan kättään ja kutsu- maan kutakin jäsentä erikseen. Tämä on myös hyvä aika kannustaa klubin jäseniä tekemään ehdotuksia tulevista kokouksista.
Lopeta ajoissa. Tietty loppumisaika auttaa pitämään ohjaajan radalla. Jos klubin jäsenillä on muita kysymyksiä tai huolenaiheita, pyydä heitä puhumaan kanssasi kokouksen jälkeen.
