Työaikataulun avulla on helppo järjestää työntekijöitä ja suunnitella työaikatauluja etukäteen. Pyydä työntekijöitä esittämään ensimmäistä, toista ja kolmatta pyyntöä suositelluista työtunneista ja päivistä, jotta vältytään valituksista, viime hetken muutoksista ja pysyvistä häiriöistä. Anna mahdollisuuksien mukaan riittävä kattavuus, joten työvuorot ovat stressitöntä ja tehokkaita. Tee kaavio saataville verkossa tai tulosta kopiot kaikille toimistossa oleville.
Lataa työaikataulumalli. Valitse työviikon suunnitteluun tai siirtymäaikataulujen järjestämiseen suunniteltu työnantajan aikataulutusohjelma. Ilmaiset versiot ovat saatavilla verkossa. Kehittynyt ohjelmisto vaatii kuitenkin tilaus- tai kertamaksun.
Muuta vuosi, kuukausi, viikko ja alkamisaika annettujen asennusohjeiden avulla. Valitse esimerkiksi kahden viikon työohjelma, joka alkaa 2. maaliskuuta 2011 ja päättyy 15.3.2011.
Syötä jokaisen työntekijän nimi, joka aikoo työskennellä tietyllä muutoksella. Esimerkiksi, jos John Q. Public on tarkoitus aloittaa työnsä klo 9.00 ja lopettaa työn klo 15.00, syötä hänen täydellinen nimi tai tunnusnumero sopiviin aikaväleihin.
Järjestä muutoksia niin, että jokainen muutos kattaa riittävän määrän työntekijöitä. Määritä kaavion tehtävät tai luo toinen kaavio tehtävien järjestämiseen. Järjestä toinen kaavio aamulla, keskipäivällä ja sulkemisvaiheilla. Luo tarvittaessa erillinen kaavio työntekijöille ja johdolle.
Tallenna muutokset valitsemalla Tallenna. Syötä tiedostonimi, kuten "Maaliskuu 2001 Bi-Weekly Office Work Schedule." Lukitse aikataulu käyttäjän valitsemalla salasanalla, jos mahdollista, jotta luvattoman henkilöstön tekemät muutokset eivät ole viime hetken muutoksia.
Tulosta aikataulu tavalliselle kirjekokoiselle arkille tai valitse paperin koko, joka sopii toimistosi tarpeisiin. Jos malli voidaan ladata yrityksen verkkosivustolle, anna työntekijöille salasanat nähdäksesi aikataulun 24 tuntia vuorokaudessa.
