Olitpa tilaamassa kauppatavaraa, haet kantaa, pyytänyt varoja, ilmaisemalla arvostusta tai valittamalla, aina kun käsittelet organisaatiota, sinun on kirjoitettava liikekirje. Sinun tulee noudattaa vakiintuneita menettelyjä ja sisällyttää tarvittavat osat kaikkiin kirjoittamiinne kirjeisiin. Aloita kirjepaperi, jossa on organisaation osoite. Vaihtoehtoisesti voit luoda oman henkilökohtaisen otsikon, jossa on täydellinen nimi, osoite, postinumero, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Treffi
Jätä vähintään yksi tyhjä rivi kirjelomakkeen tai otsikon ja päivämäärän väliin. Käytä amerikkalaista päivämäärämuotoa, esimerkiksi 23. toukokuuta 2011, kun kirjoitat Yhdysvaltojen organisaatioille. Älä käytä sellaisia liittymiä kuten 2.. Voit joko jättää perustelun päivämäärän tai välilehden keskipisteeseen ja kirjoittaa päivämäärän.
Sisäinen osoite
Sisäosoite tai vastaanottajan osoite alkaa yhden tuuman (kolme tyhjää riviä) alapuolella. Se on aina jäljellä-perusteltu. Tarkista vastaanottajan nimen ja postiosoitteen oikeinkirjoitus. Sisällytä henkilökohtainen nimi, kuten herra, rouva, tohtori, Ms tai Miss, ja yrityksen nimi, kuten markkinointijohtaja. Jos olet epävarma jostakin otsikosta, ota yhteyttä vastaanottokeskukseen.
Tervehdys
Jätä sisäisen osoitteen jälkeen tyhjä rivi. Jos tiedät vastaanottajan, voit käyttää hänen etunimeään, esimerkiksi Dear Mary. Muissa tapauksissa käytä hänen henkilökohtaisia nimiä ja sukunimeä, esimerkiksi: Hyvä rouva Johnson. Jos olet epävarma vastaanottajan sukupuolesta, käytä koko nimeä. Voit lisätä pilkun tai kaksoispiste tervehdyksen jälkeen tai jättää pois välimerkit.
ruumis
Jätä tyhjä rivi tervehdyksen jälkeen. Yhden tilan ja vasemmanpuoleinen oikeuttavat kirjaimen rungon kohdat. Useimmat kirjaimet sisältävät vähintään kolme kappaletta. Ensimmäisessä kohdassa esitellään kirjeen tarkoitus. Jos vastaat työpaikkailmoitukseen, nimeä asema ja tunnista sen lähde. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Markkinointijohtajan asema mainostettuna verkossa kuvailee tarkasti taitojani ja kykyjäni."
Toisessa ja kolmannessa kohdassa on yksityiskohtaisia tietoja, jotka tukevat tätä tarkoitusta. Esimerkiksi, jos olet valittanut tuotteesta tai palvelusta, sisällytä ostopäivä, laskun numero ja tyytymättömyytesi syy.
Käytä viimeistä kohtaa tarkentaaksesi tavoitteen ja odotetun vastauksen. Esimerkiksi kirjoita "Ota yhteyttä minuun henkilökohtaisesti, jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja uudesta tuotevalikoimastamme. Odotan palvelevani yrityksesi kirjeenvaihtotarpeita monta vuotta." Jätä jokaisen kappaleen väliin tyhjä rivi.
Sulkeminen
Jätä tyhjä rivi kirjeen viimeisen kappaleen jälkeen. Syötä kirje asianmukaisella täydentävällä sulkemisella, kuten vilpittömästi, vastaavasti tai Cordially your. Jos kaksoispiste tai pilkku seurasi tervehdystä, lisää pilkku sulkemisen jälkeen. Jätä allekirjoitukseen kolme tai neljä tyhjää riviä. Lopeta kirjoittamalla kirjoitettu allekirjoitus ja otsikko, esimerkiksi John Stewart, myyntipäällikkö.
