Sähköisen viestinnän teknologian innovaatiot vauhdittivat tietoaikaa, ajanjaksoa, joka sisälsi nestettä, lähes välitöntä tiedonsiirtoa. Digitaalinen maailma tarjoaa rajapintoja, kuten sähköposti-, pikaviestintä- ja chat-huoneita, jotka auttavat samanaikaisesti siirtämään tietoja suurelle joukolle ihmisiä. Monille organisaatioille sähköinen viestintä on tullut välttämättömäksi osallistua nykyiseen kaupankäyntiin. Sähköinen kaupankäynti on avannut monia mahdollisuuksia, koska se mahdollistaa laajamittaisen maailmanlaajuisen yhteistyön.
Nopea lähetys
Sähköinen viestintä mahdollistaa tavaroiden, rahan ja ideoiden nopean siirron. Tämä poistaa työntekijöiden tarpeen siirtää fyysisesti ideoita postitse, henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Tämä tapahtuu myös laajemmassa mittakaavassa - esimerkiksi kymmenen sähköpostiviestin lähettäminen säästää työntekijää 12 puhelinsoiton tai 12 muistion lähettämisen ajan. Kilpailukyvyn säilyttämiseksi nykyaikaisilla työpaikoilla on oltava sama nopeus kuin kilpailijoilla Internetin ja sähköisen viestinnän avulla.
Tietojen yhteistyö
Tiedot ovat arvokas hyödyke monille organisaatioille. Tietyt ominaisuudet, kuten tarkkuus, saavutettavuus, sovellus ja harvinaisuus, antavat tietoa arvokkaammiksi. Myös tiedot, joita voidaan käyttää työntekijöiden auttamiseen päätöksenteossa, ovat arvokkaita. Kyky välittää nämä tiedot nopeasti lisää datan arvoa. Työntekijät, jotka tutkivat ja jakavat, voivat tulla tietoisempiin päätöksiin nopeammin kuin jos he käyttäisivät ei-sähköistä viestintää.
Yleiset tietojärjestelmät
Tietojärjestelmät käyttävät sähköistä viestintää tiedon keräämiseen, käsittelyyn, tallentamiseen, hakuun ja jakeluun. Nämä järjestelmät auttavat työntekijöitä organisaatiossa ja yhteistyössä. Toimistoinflaatiojärjestelmä koostuu fyysisistä komponenteista, nimeltään laitteisto, ja ohjelmista, jotka luovat käyttäjäystävällisiä viestintärajapintoja eli ohjelmistoja. Tietokantatiedostot, joita kutsutaan tietokanta-, yritys- ja tutkimustiedoksi. Laitteiden ja ohjelmistojen kautta yhdistettyjä tietokoneita kutsutaan verkkoiksi. Verkostot ovat käteviä työkaluja tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön.
Työpaikan sähköisen viestinnän tehtävät
Joissakin tapauksissa, kuten sähköisessä kaupankäynnissä, tarvitaan markkinoille tuloon viestintäjärjestelmiä. Muissa tapauksissa yhtiö käyttää sähköistä viestintää pysyäkseen kilpailijoiden kanssa tai saada siitä etua. Hyvin hoidettu viestintäjärjestelmä pitää työpaikan tehokkaampana tarjoamalla nopean kirjeenvaihdon ja avustamalla päätöksentekoprosessissa tarjoamalla helpon pääsyn asiaankuuluviin tietoihin. Jotkut yritykset käyttävät sähköistä viestintää apuna hallinnollisiin toimintoihin, kuten aikatauluun, tapahtumien käsittelyyn ja työntekijöiden aikalehtien seurantaan. Sähköinen viestintä voi myös auttaa osastojen välisessä yhteistyössä suunnittelun näkökohtia, kuten kehitystä, markkinointia ja strategiaa.
