Sisäinen viestintä on prosessi, jossa tiedot jaetaan sidosryhmille, joiden hyvinvointi riippuu yrityksen menestyksestä. Näihin sidosryhmiin eivät kuulu ainoastaan työntekijät, vaan myös myyjät, sijoittajat, riippumattomat urakoitsijat ja liikekumppanuudet. Sisäinen viestintä on lähinnä tietojen jakamisesta henkilölle tai ryhmälle, joka on suoraan mukana järjestön edustamisessa.
Työntekijä vs. sisäinen viestintä
Sisäistä viestintää käytetään usein vaihdettavasti henkilöstösuhteiden tai organisaation viestinnän kanssa. Työntekijöiden ja organisaation viestintä keskittyy kuitenkin yleensä etujen ja arvojen välittämiseen. Henkilöstöosasto, jota perinteisesti ohjaa henkilöstöosasto tai johtajat, on räätälöity erityisesti osaston työntekijöille. Organisaation viestinnässä keskitytään tehokkaiden järjestelmien kehittämiseen, positiivisen työkulttuurin luomiseen ja kollektiivisen osallistumisen edistämiseen. Sisäisen viestinnän teoriat keskittyvät hallitsemaan, kuka saa tietoa, mitä jaetaan, miten tiedot toimitetaan oikeille ihmisille, kun he saavat sen ja miksi viestintä on tarpeen parempien päätösten tekemiseksi.
Sisäisen viestinnän toiminto
Sisäinen viestintä on uutislähtöinen toiminto, jonka tavoitteena on saada asianmukaista, oikea-aikaista ja tarkkaa tietoa asianomaisille sidosryhmille. Sisäisen viestinnän harjoittaja keskittyy yritystietojen opettamiseen, tietoisuuden lisäämiseen ja jakamiseen. Toiveita ovat palautteen rohkaiseminen, rakentavan vuoropuhelun vahvistaminen ja sidosryhmien roolin vahvistaminen toiminnassa, ongelmissa ja saavutuksissa. Sisäinen viestintäpäällikkö yhdistää tiedot eri medioihin - uutiskirjeisiin, videoihin, neuvottelupuheluihin, sähköpostiviesteihin ja henkilökohtaisiin vuorovaikutuksiin. Hän voi työskennellä tiiviisti työntekijöiden ja organisaatioiden harjoittajien kanssa tai jopa sisällyttää nämä tehtävät.
Muodollisen viestinnän teoriat
Sisäisen viestinnän muodolliset teoriat käsittävät ylhäältä alas, alaspäin suuntautuvan ja horisontaalisen viestinnän. Ylhäältä alas -viestinnässä johtajat jakavat tietoja alisteille virallisten konferenssien, koulutustilaisuuksien tai kirjallisten asiakirjojen avulla. Alasuuntainen tai ylöspäin suuntautuva sisäinen viestintä sisältää palautetta tai ehdotuksia työntekijöiltä tai muilta sidosryhmiltä. Yrityksillä ja johtajilla, jotka rohkaisevat alaspäin suuntautuvaa viestintää, on etua hankkimalla arvokkaita neuvoja - esimerkiksi miksi tuotantomenetelmä on vanhentunut, työläs työntekijälle ja maksaa yrityksille miljoonia - mikä voi auttaa heitä tekemään parempia päätöksiä. Horisontaalisen viestinnän teoriat viittaavat siihen, että organisaatioyksiköt voivat olla integroituja ja paremmin varustettuja resurssien maksimoimiseksi osastojen välillä. Horisontaalinen viestintä kannustaa avoimeen tiedonkulkuun työntekijöiden keskuudessa samalla tasolla.
Epäviralliset viestinnän teoriat
Epäviralliset verkot tai ”viiniköynnöksen” kanava voivat hallita sisäistä viestintää. Sisäisen viestinnän teoriat viittaavat siihen, että vääristymiä ja vaikutuksia esiintyy yleisemmin epävirallisissa kanavissa kuin muodollisia kanavia. Epäviralliset verkostot eivät noudata hierarkian sääntöjä vaikutuksen suhteen; esim. johtaja voi luottaa vastaanottajan palautteeseen, ennen kuin hän kysyy toisesta johtajasta tietystä tilanteesta. Tietyt henkilöt voivat nimestään riippumatta vaikuttaa myös muihin mielipiteiden muotoiluun ja tietojen jakamiseen. Vaikka nämä tiedot voivat olla vääristyneitä tai epätarkkoja, epävirallinen viestintä voi edistää vertaisyhteyttä, mikä voi säästää aikaa ja rahaa.
Sisäisen viestinnän vaikutus
Sisäisen viestinnän tärkeimmät painopisteet ovat vaikuttaa yritysten osallistumiseen myönteisesti ja sitoutua tekemään parempia päätöksiä. Sisäisen viestinnän motivaatio sisältää molemminpuolisen, taloudellisen hyödyn yhtiölle ja sidosryhmälle. Sisäisen viestinnän teorian keskeinen tekijä on tietojenkäsittelyn hallinta tietyille konsernin menestyksestä riippuvaisille ryhmille. Esimerkiksi hankkeen rakentamiseen vuokrattu maa- ja vesirakennusyritys koostuu riippumattomista urakoitsijoista eikä hankkeen hankkivan yrityksen työntekijöistä, mutta niiden ensisijainen osallistuminen on auttaa rakentamaan ja edistämään yritystä. Teknologiayritys, joka haluaa saavuttaa tämän tavoitteen - ja tullaan palkkaamaan tuleville hankkeille - työskentelee yhdessä yrityksen kanssa vaikuttavan, esteettisen rakennuksen suunnittelussa, joka puhuu yrityksen tehtävistä. Sisäisen viestinnän teorioiden ymmärtäminen voi auttaa johtajia tekemään parempia päätöksiä ja kannustamaan vapaata tuottavaa viestintää.
