Kokousten pöytäkirjat ovat keskeisiä oikeudellisia asiakirjoja voittoa tavoittelemattomille yrityksille, valtion virastoille, yhteisöille ja yrityksille. Ne antavat tietoa päätöksentekoprosessista. Pöytäkirjat eroavat sanelusta. Ne eivät ole sana-sanamuotoa siitä, mitä kokouksessa tapahtui; Sen sijaan ne ovat kirjaa siitä, kuka osallistui, mitä keskusteltiin, äänestyksistä ja siitä, mitä päätettiin. Pöytäkirjaa pidetään useita vuosia.
Valmistaudu tallentamaan tarkkoja minuutteja
Tarkista kokouksen esityslista. Näin voit suunnitella merkittäviä esityslistan kohtia, joista sinun on tehtävä muistiinpanoja. Saat myös tunteen siitä, kuinka monta osallistujaa odottaa.
Luo osallistujien arkki. Tämä voi olla yhtä yksinkertainen kuin paperi, jossa kokouksen otsikko ja päivämäärä ylhäällä on useita numeroituja rivejä. Jaat tämän kokouksen alkaessa, jotta osallistujat voivat allekirjoittaa.
Varmista, että tallennuslaitteesi toimii oikein. Voit halutessasi tehdä muistiinpanoja kokouksesta kannettavalla tietokoneella tai kynällä ja paperilla tai tallentamalla kokouksen. Jos kokous käsittelee arkaluonteisia tietoja, keskustele tallenteesta puheenjohtajan kanssa ja selitä aikomuksenne käyttää tallennusta vain tarkkuuden varmistamiseksi.
Luo kokouspöytäkirjat tietueelle
Ota muistiinpanoja kokouksen aikana. Keskity kunkin keskustelun aiheeseen ja jätä kommentit pois. Huomaa esimerkiksi, että keskusteltiin uuden rakennuksen rahoituksesta, mutta älä huomaa, että "keskustelu oli emotionaalinen ja lämmitetty". Huomaa, kuka ehdotti jokaista liikettä ja mikä oli ratkaistu.
Luo asiakirja, joka on virallinen kokouspöytäkirja. Sen pitäisi olla sama kuin edellisen kokouksen pöytäkirjat. Harkitse kuuden osion käyttöä: Soita tilauksesta, nimenhuuto, viimeisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen, avoimet kysymykset, uusi liiketoiminta ja lykkääminen. Kunkin alla on lyhyt ja neutraali yhteenveto keskustelusta tai toiminnasta. Jos äänestys oli olemassa, sisällyttäkää yhteen. Jos ääniä ei laskettu, ilmoittakaa vain, että liike oli "siirretty" tai "epäonnistunut." Luo minuuttipaikka, jonka voit itse allekirjoittaa muistiinpanon saajana ja puheenjohtajana, joka hyväksyy pöytäkirjat.
Levitä pöytäkirjat hallituksen jäsenille viikon kuluessa kokouksesta ja - jos kokous oli julkinen - toimittaa ne julkiseksi. Tee muutoksia ja korjauksia tarpeen mukaan. Jos tarvitset selvennyksiä, tutustu omiin muistiinpanoihin tai kokoukseen.
Säilytä kokouspöytäkirjat yrityksen tiedostoissa
Ilmoita kokouspöytäkirja aikaisempien kokousten pöytäkirjoihin. Voit pitää pöytäkirjat sideaineessa, jonka järjestää komitea tai hallitus, ja aikajärjestyksessä. Kokouspöytäkirjat ovat lakisääteisiä, joten ne pidetään pääkonttorissa.
Poista kokouksesta tekemäsi tallennus, ellei organisaatiosi ole noudattanut tätä tietuetta. Kun minuutit ovat lopullisia, ei yleensä tarvitse säilyttää tätä varmuuskopiota, ja sen sisältö voi olla herkkä tai luottamuksellinen.
Kopioi ja jaa kokouksen pöytäkirjat seuraavan kokouksen alussa. Nämä hyväksytään ensimmäisenä liiketoimintapisteenä.
vinkkejä
-
Tarkista kokoustilamallit tarvittaessa. Tutki, kuinka vanhoja minuutteja pidettiin, tai etsi verkossa "kokouspöytäkomentoja".
