Liiketoiminnassa olemme kokouksissa ja niiden ulkopuolella, joiden aikana teemme monia päätöksiä. Kokouksen lopussa kokouspöytäkirjat ottavat päätöksiä varmistaakseen, että kaikki osallistujat ryhtyvät lisätoimenpiteisiin. Kokouspöytäkirja kattaa kokouksen kaikki osa-alueet osallistujien luettelosta ja esityslistalta toteutettaviin toimiin ja tulevien kokousten päätöksiin. Käyttämällä tiettyjä vaiheita kokouspöytäkirjojen laatimiseksi varmistat, että tiimi, ikäisensä ja johtajat tuntevat keskusteluaiheet ja odotukset jatkotoimista.
Käytä kokouksen esityslistaa ohjeena kokouksen pöytäkirjojen kirjoittamiseen. Kokouksen esityslista on kokouksen ohje. Se päivittää osallistujat ja antaa heille mahdollisuuden tietää tavoitteet, roolit niiden saavuttamisessa ja mitä erityisiä kohteita niille osoitetaan. Koska kokous perustuu esityslistaan, esityslista tulee opas pöytäkirjojen kirjoittamiseen.
Kuvaile lyhyesti osallistujien rooleja kokouksessa tai hankkeita keskustelua varten. Selitä jokaisen osanottajan rooli auttaakseen muita kuin osallistujia tietämään, kuka osallistui siihen, mihin osastoon ja mihin tarkoitukseen. Osallistujien roolien hahmottaminen varmistaa, että jokainen osallistuu kokoukseen tarkoituksella. Osallistujien roolit ovat tärkeitä kokouksen edistäjälle ja osallistujille, joten kokousten keskustelut etenevät ilman, että aikaisemmin keskusteltujen aiheiden takia.
Korosta kokouksen tavoitteet ilmoittamalla ne selvästi. Esimerkiksi: tehdä päätöksiä, kerätä ideoita tai päivittää tiimiä edistymisestä. Listointitavoitteet auttavat pöytäkirjan lukijoita ymmärtämään selkeästi kokouksen tarkoituksen. Tavoitteena tai tavoitteina on se, mitä lukuisat ylemmät johtajat lukevat; jos heitä ei tarvitse osallistua tavoitteisiin, ei enää tarvita lukemista. Jos johtaja on kiinnostunut tavoitteista, hän voi halutessaan osallistua seuraavaan kokoukseen.
Kirjoita kokouksessa tehdyt päätökset. Huomioi kaikki tehdyt ja keskustellut päätökset seuraavan kokouksen asialistan määrittämiseksi. Päätösten kirjoittaminen mahdollistaa sen, että osallistujat ja muut kuin osallistujat voivat tarkistaa, jos heiltä vaaditaan seurantatoimia, joita varten he voivat sitten valmistautua. Kokouksessa korostetut päätökset toteutetaan, ellei muuta keskustelua tarvita, mikä olisi päätös itsessään. Kokouksessa tehtyjen päätösten tallentaminen ja jakaminen ovat kriittisiä tarkkojen ja hyödyllisten minuuttien kannalta.
Kirjoita "Seuraava vaihe" -tehtäviä, joiden henkilökohtainen nimi on vastuussa. Näiden toimien avulla kokousohjaaja voi valmistautua seuraavaan kokoukseen sekä osallistujien ja muiden kuin osallistujien tietoon siitä, mitä he ovat vastuussa kokouksesta. Näin varmistetaan, että yksilöt valmistautuvat seuraavaan kokoukseen joko täyttämällä tehtävänsä tai siirtämällä ne jollekin muulle, joka voi suorittaa ne ja osallistua seuraavaan kokoukseen.
Lähetä kokouksen pöytäkirja osallistujille. Luonnos antaa osallistujille mahdollisuuden muokata minuutteja päivittämällä muistiinpanoja, seuraavia vaiheita ja päätöksiä. Tarkasteluehdotuksessa varmistetaan, että kaikki tiedot on otettu oikein ja että yksilöt hallitsevat niille tai osastolle osoitettuja tehtäviä. Osana tarkasteluprosessin luonnosta, anna määräaika kaikille osallistujille kommenteista. Jos muutoksia ei ole vastaanotettu, pöytäkirjat katsotaan kaikkien osapuolten hyväksymiksi.
Lähetä kokouksen pöytäkirjat. Kun kaikki palautteet on kerätty, lähetä kokouksen pöytäkirjat kaikille henkilöille, jotka kutsuttiin kokoukseen. Kopioi muut työntekijät tai osanottajat, joille on ilmoitettava. Pöytäkirja olisi lähetettävä 24 tunnin kuluessa kokouksen päättymisestä tai 12 tuntia ennen seuraavaa kokousta sen mukaan, kumpi on ensin.
vinkkejä
-
Kaikkia tietoja ei tarvitse kerätä kokouksen pöytäkirjoissa, kohokohtia riittää. Kokouspöytäkirjat ovat tehokkaita, kun niistä tehdään yhteenveto päätöksistä ja vastuista. Jos helpotat kokousta, pyydä jotakuta ottamaan muistiinpanoja tiimille.
