Kokouspöytäkirjat ovat järjestäytyneitä tietoja kokouksen osallistujista ja käsitellyistä aiheista. Pöytäkirjat ovat hyödyllinen viittaus keskusteluihin ja päätöksiin sekä sisäinen suositus.
Tuotteet sisältyvät
Kokouspöytäkirjan avaaminen sisältää luettelon osallistujista. Siinä todetaan myös kokouksen päivämäärä, aika ja asetus. Kun kokousta pidetään, aiheet esitetään keskustelua varten, ja niistä äänestetään joskus tai niistä päätetään. Jälkipöytäkirjat viittaavat osallistujiin jokaiseen aiheeseen. Pöytäkirjoissa huomioidaan myös keskustelulle esitetyt ajatukset, jotka esittivät jokaisen keskeisen ajatuksen. Äänet tai päätökset sekä ohjatut toimintavaiheet sisältyvät myös minuutteihin.
Kokousten tyypit
Epävirallisen työryhmän tai valiokunnan kokousten osanottajat ottavat usein omia muistiinpanojaan. Yksi jäsen voi jopa jakaa kokouksen tarkastelun muille osallistujille. Järjestäytyneitä ja jäsenneltyjä kokouspöytäkirjoja käytetään yleensä vain muodollisempiin kokouksiin. Pöytäkirjoja pidetään yleensä organisaatiokomitean kokouksissa, hallituksen kokouksissa, valtion virastojen tai toimistojen kokouksissa ja julkisissa kokouksissa. Sihteeri tai hallintohenkilöstö ottaa yleensä muistiinpanoja ja valmistelee pöytäkirjan.
Viite Käyttö
Työryhmien tai komiteoiden jäsenet käyttävät usein kokousten pöytäkirjoja viitteenä. Pöytäkirjoissa opastetaan jokainen osallistuja roolistaan tehtyjen päätösten toteuttamisessa. Yhteistoiminnallisissa asetuksissa minuutit auttavat myös johtajia pitämään jokaisen henkilön vastuullisena roolistaan. Jos tiimin jäsen ei suorita sovittua toimenpidettä, hän voi saada johtajan rukouksen. Hallituksen tai julkisten organisaatioiden kokousten pöytäkirjat täyttävät myös julkisten elinten velvollisuuden välittää tietoa palvelemilleen väestöryhmille ja antaa tietoja virallisesta toiminnasta.
Dokumentaation käyttö
Joissakin tapauksissa kokouksen pöytäkirjoja käytetään myös tukiasiakirjana. Organisaatiokomiteat keskustelevat usein ongelmista, päätöslauselmista ja toimista ja antavat sitten virallisen suosituksen suuremmalle hallitukselle tai elimelle. Pöytäkirjat liitetään usein esitykseen, jotta voidaan osoittaa valiokunnan keskustelut. Esimerkiksi kouluissa tai oppilaitosten osastoissa on yleensä suosituksia, jotka antavat opetussuunnitelman tueksi opetussuunnitelman.
