Yritystä käytettäessä sinun on päätettävä, minkä tyyppistä kirjanpitojärjestelmää haluat käyttää. Voit valita manuaalisen kirjanpitojärjestelmän tai tietokoneohjelman. Tietokoneistetut järjestelmät ovat käteviä, mutta on olemassa joitakin selkeitä etuja, joita manuaaliset kirjanpitojärjestelmät voivat tarjota.
Vältä korruptoituneita tietoja
Yksi manuaalisen kirjanpitojärjestelmän eduista on, että tiedät, että asiakirjat ovat aina käytettävissä, kun niitä tarvitaan. Näin ei aina ole, kun käytät tietokoneistettua järjestelmää. Kun käytät tietokonepohjaista kirjanpitojärjestelmää, tiedot ovat monta kertaa vioittuneet, eikä tietoja enää voi käyttää. Tässä vaiheessa voit mahdollisesti menettää vuosien arvoista tietoa, jota tarvitset yrityksellesi.
Päällekkäiset virheet
Kun käytät manuaalista kirjanpitojärjestelmää, sinun ei tarvitse huolehtia päällekkäisistä virheistä. Tietokoneistetulla järjestelmällä on mahdollisuus, että kopioit väärän tiedoston ja käytät vanhentunutta joukkoa. Manuaalisen järjestelmän avulla sinulla on vain kirja, jossa on tiedot. Tietojen päällekkäisyys olisi hyvin mukana oleva prosessi, jota ei todennäköisesti tapahdu. Tämä auttaa välttämään väärien tietojen käyttöä.
Muutosten tekeminen
Manuaalisten kirjanpitojärjestelmien toinen etu on, että niitä on helpompi muuttaa. Kun haluat vaihtaa merkinnän pääkirjassa, ota vain pyyhekumi ja poista merkintä. Sitten voit kirjoittaa uuden merkinnän tyhjään kohtaan. Kun sinun on vaihdettava tietokonepohjaisen kirjanpitojärjestelmän merkintöjä, saatat joutua kirjoittamaan salasanan ja etsimään sopivan tiedoston ennen kuin voit muuttaa sitä. Tämä vie lisää aikaa ja voi aiheuttaa ongelmia.
saavutettavuus
Toinen etu, jos käytät manuaalista kirjanpitojärjestelmää, on se, että se on helposti saatavilla kaikille, jotka tarvitsevat tietoja. Esimerkiksi yritysten omistajat voivat luottaa kirjanpito-ohjelmistoonsa ja sen sisältämiin tietoihin. Jos omistajat tarvitsevat pääsyn joihinkin tietoihin järjestelmässä, heidän on odotettava, että joku kirjanpitoosastolta hankkii ne heille. Manuaalisen järjestelmän avulla he voivat helposti katsoa kirjan ja saada tiedot itse.
