Organisaatiokatselmus voi koostua liiketoiminnan toimintojen analysoinnista, työntekijärakenteesta, toimintaprosesseista tai näiden yhdistelmästä. Pienyritysten omistajille tehokas organisatorinen katsaus sisältää osastojen tai toiminnallisten alueiden rakenteen ja suorituskyvyn tarkastelun ja työntekijöiden tarkistamisen kullakin alueella.
Tutki yrityksen toiminnallista rakennetta
Voit aloittaa organisaation tarkastelun määrittämällä, minkälaista organisaatiorakennetta sinulla on. Monet pienyritykset alkavat tasaisesta rakenteesta, joka koostuu omistajalta ja useilta avainhenkilöiltä, jotka työskentelevät yhdessä yhtiön tuotannon, markkinoinnin, myynnin, taloudellisen ja inhimillisten voimavarojen hoidossa. Ei ole johtajia, ja omistaja tekee kaikki tai suurimman osan tärkeistä päätöksistä. Tällä rakenteella ei ole kerroksia työntekijöistä, kuten johtajista, johtajista ja koordinaattoreista. Toiminnallinen rakenne jakaa organisaation tehtävän mukaan, kuten kirjanpito, henkilöstöhallinto, tuotanto, markkinointi ja myynti. Yritykset, joilla on tämä rakenne, luovat osastoja, joilla on omistajat ja työntekijöiden hierarkia. Jotta nämä yksiköt ja niiden johtajat voisivat valvoa, yritykset voivat luoda "C-Suite" -palvelun, joka koostuu johtoryhmästä, jossa on toimitusjohtaja, toimitusjohtaja ja talousjohtaja. Suuremmilla yrityksillä on monimutkaisempia rakenteita, mukaan lukien matriisi- ja jako-organisaatiot, hallitsemaan monia työntekijöitä, osastoja, toimialoja ja jopa eri yrityksiä, jotka toimivat yrityksen sateenvarjon alla.
Tutki organisaatiokaaviota
Kun olet määrittänyt organisaatiorakenteen tyypin, tutustu organisaatiokaavioon, joka on kaavio työntekijäsi tehtävistä, jotka osoittavat, kuka toimii missä, kuka työskentelee ja kenelle ja yrityksesi "totemipylväs". Vertaa org-kaaviota organisaatiorakenteeseesi selvittääksesi, sovitatko sijaintisi tehokkaasti eri tehtäviin, joita tarvitset. Esimerkiksi: Ilmoittavatko myyjät markkinointipäällikölle tai päinvastoin, ja mitä hyötyjä / ongelmia tämä luo? Onko tuotannon johtajasi valvonnassa jakelupäällikkösi vai työskentelevätkö ne itsenäisesti?
Analysoi prosessit ja menettelyt
Nyt kun olet tutkinut toiminnallisia alueitasi ja työntekijöitäsi, arvioi prosessit ja menettelyt, joita yrityksesi käyttää tuotteiden ja palvelujen ottamiseen konseptista toimitukseen.Tutki paitsi prosesseja, joita jokainen osasto käyttää työnsä suorittamiseen, myös yksiköiden välistä vuorovaikutusta. Onko sinulla esimerkiksi saumaton järjestelmä, jolla myydään tilauksia, kirjanpitoosasto suorittaa luottotarkastuksia ja hyväksyy uusia asiakkaita, varastointisi ja lähetysmääräykset sekä laskentatoimistosi lähettävät laskut?
Tarkista tilinpäätökset
Jos sinulla ei ole isäntäbudjettia, luo sellainen, joka määrittää toimintasi vaikutukset alimmalle rivillesi. Päätalousarvio on taloudellinen väline, joka yhdistää vuosibudjetin, pääkirjan, kassavirta-arviot, tuloslaskelmat, taseen ja myyntisaamisten raportit. Luettele tärkeimmät kustannusalueet, kuten työ, materiaalit, hallinto tai markkinointi. Määritä, voitko vähentää niitä parantuneen organisaatiorakenteen tai henkilöstön uudelleenjärjestelyn tai parempien prosessien ja menettelyjen avulla. Sijoita tulolähteet ja tulosyksiköt ja määritä, voivatko organisaation tai henkilöstön muutokset parantaa suorituskykyäsi näillä alueilla.
Tee suosituksia
Kun olet analysoinut liiketoimintarakennetta, organisaatiokaaviota, prosesseja ja menettelytapoja, luet parannettavia alueita ja tee ehdotuksia. Tapaa jokaisen osastopäällikön kanssa yksilöllisesti, jotta voit tarkastella havaintojasi. Käytä johtajien palautetta käyttämällä ryhmäkokousta johtajistasi keskustelemaan havainnoistasi ja pyytämällä heidän panostaan. Kerro heille tavoitteesi, kuten yleiskustannusten tai tuotantokustannusten vähentäminen, jätteiden vähentäminen, myynnin lisääminen tai toimitusaikojen, palautusten tai asiakasvalitusten vähentäminen. Luo loppuraportti ja suositukset käyttämällä tiimin palautetta.
