Kiireisen työpäivän aikana on tärkeää, että tärkeät yksityiskohdat menetetään tai unohdetaan. Huolellinen tietojenkäsittely on välttämätöntä - varsinkin liiketoimintakokouksissa. Pöytäkirjat ovat virallinen kokouspöytäkirja. Niiden tulisi kuvata, kuka oli kokouksessa, mitä keskusteltiin ja mitä päätettiin. Huolellisesti valmisteltuina ne voivat olla yksi tehokkaimmista keinoista pitää kaikki tietoisena ja samalta sivulta menneistä, nykyisistä ja tulevista liiketoimintapäätöksistä.
Tarvittavat kohteet
-
Kokouksen esityslista
-
Huomautus ottaa kohteita tai tekstinkäsittelyohjelma
Merkitse kokouksen päivämäärä, aika ja paikka.
Luettele jokaisen läsnäolon järjestyksen mukaan.
Ilmoittakaa tarvittaessa päätösvaltaisuus. Jokainen kokous ei edellytä päätösvaltaisuutta tai vähimmäismäärä osallistujia kokouksen pitämiseksi voimassa. Jos päätös on päätösvaltainen ja läsnä, se tarkoittaa, että kokouksen aikana tehdyt liiketoimintapäätökset ovat päteviä ja täytäntöönpanokelpoisia. Ilman päätösvaltaisuutta yritys ei voi toimia.
Kuvaile menettelyä aikajärjestyksessä. Aloita toteamalla, milloin kokous kutsuttiin järjestykseen ja kuka.
Kirjoita jokaisen aiheen alkavan henkilön nimi ja kirjoita tärkeimmät tiedot keskustelusta.
Kirjoita muistiin niiden henkilöiden nimet, jotka ovat samaa mieltä tai jotka eivät ole samaa mieltä siitä, mitä keskustellaan ja jossa esitetään lyhyesti sopimuksen tai erimielisyyden luonne.
Lopeta jokainen kokouksen osio yhteenvedolla lopullisesta päätöksestä.
Jatka vaiheiden 5–7 toistamista, kunnes kokous on ohi.
Kirjoita muistiinpanosi mukaan virallinen kokous. Käytä yrityksen kirjelomakkeita ja lähetä lopullinen kopio jokaiselle osallistuvalle henkilölle.
vinkkejä
-
Käytä kokouksen esityslistaa kokouspöytäkirjamme. Esityslistat kuvaavat tyypillisesti kokouksen tärkeimpiä aiheita. Esityslistan käyttäminen ääriviivana auttaa pitämään pöytäkirjasi järjestyksessä.
Vaikka teknologia voi tarjota tiettyjä ajan säästöjä, MIT: n Sloan School of Managementin johtamisen viestinnän johtaja Neal Hartman ehdottaa Forbes-verkkosivuston sarakkeessa, että kiellät teknologian kokouksissa pitääkseen kaikki keskittyneen. Jos päätät käyttää tekniikkaa, jonka avulla voit tallentaa minuutit, harkitse häiriöttömän ohjelmiston käyttöönottoa, joka estää väliaikaisesti sähköpostin, Internetin tai muiden ohjelmien käytön yksinkertaisen tekstinkäsittelyohjelman lisäksi.
