Kokouspöytäkirjat ovat kaikkien tärkeiden keskusteltujen tietojen ja liiketoimintakokouksen aikana tehtyjen päätösten kirjaa. Normaalisti nimetty minuutin ottaja tallentaa kokouksen paperille tai kannettavaan tietokoneeseen. Kokouspöytäkirjat varmistavat, että kokouksessa ei ole unohdettu mitään merkitystä, ja estetään tulevia erimielisyyksiä siitä, mitä osanottajat sanoivat. Kokouspöytäkirjat ovat hyödyllisiä myös niille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen. Varmista, että tallennat kaiken oikein noudattamalla muutamia kokousten pöytäkirjoja koskevia ohjeita.
Kerää tietoja isännältä, kuten kaikkien osallistujien nimet, kokouksen tarkoitus ja kokouksen esityslista ennen kokouksen alkamista. Tämä auttaa sinua seuraamaan keskustelua. Voit keskittyä minuutin ottamiseen paremmin, jos et ole tärkeä osallistuja kokoukseen. Vahvista roolisi isännän kanssa, jos et ole varma.
Kuuntele huolellisesti heti, kun kokous alkaa. Vältä häiriötekijöitä, kuten matkapuhelimia, tai, jos olet tuonut kannettavan tietokoneen, tarkista sähköpostisi tai selaile Internetiä. Pysy keskittyneenä keskusteluun.
Tallenna vain tärkeimmät kohdat. Jokaisen yksityiskohdan kirjoittaminen on mahdotonta ja tarpeetonta. Päätä, mikä on tärkeää, kun otetaan huomioon kokouksen tarkoitus. Kirjaa kaikki ilmaistut mielipiteet tai ehdotukset, erimielisyydet ja päätökset.
Parafraasi, kun mahdollista. Sanomien kirjoittaminen sanatarkasti ei ole välttämätöntä, ja se vie liikaa aikaa. Parafrasointi osoittaa, että ymmärrät, mitä osallistujat keskustelevat.
Numeroita sivusi, jos kirjoitat kynällä ja paperilla, jotta paperit eivät sekoittuisi.
Kysy tarvittaessa. Älä pelkää pysäyttää tai pitää kokouksessa kiinni, jos haluat tarkistaa, mitä joku sanoi.
Esitä kysymyksiä heti kokouksen jälkeen, kun info on vielä tuore mielessäsi, jos sinun on selvitettävä liian monimutkainen asia kokouksen aikana.
Kirjoita mahdollisimman objektiivisesti. Minuutin ottajana sinun tehtäväsi ei ole antaa mielipiteesi tai sensurointikeskustelua vaan pikemminkin puolueettomasti tiivistää sanottu.
Tarkista muistiinpanot oikeinkirjoituksesta, välimerkistä ja selkeydestä, kun tarkastelet niitä myöhemmin. Kirjoita hyvä kopio ennen kuin jaat minuutit tarvittaville ihmisille.
