Robertin työjärjestys on laajalti hyväksytty suuntaviiva siitä, miten ryhmien tulisi järjestää kokouksia ja tehdä päätöksiä yhdessä. Virallisena kirjana siitä, mitä jokaisessa kokouksessa tapahtuu, pöytäkirjat ovat ratkaiseva resurssi missä tahansa ryhmän päätöksentekoprosessissa. Kokouksen pöytäkirjat eivät välttämättä ole jännittäviä, mutta niiden pitäisi olla selkeitä ja helposti ymmärrettäviä. On olemassa tarkka menetelmä, jolla pidetään minuutteja Robertin sääntöjen mukaisesti; tämän kaavan jälkeen tulevien lukijoiden on helpompi seurata ja ymmärtää menettelyjä ja niiden tuloksia.
Robertin tilauspöytäkirjan alkaminen
Jokaisen kokouspöytäkirjan joukossa olisi Robertin työjärjestyksen mukaan oltava samat yksityiskohdat, jotka antavat lukijalle yleisen käsityksen kokouksen tarkoituksesta. Aloita aina ensimmäisestä kohdasta, joka sisältää:
- Tällainen tapaaminen, joko säännöllinen, erityinen, vuosittainen, säännöllinen tai muuten keskeytetty.
- Kokouksen päivämäärä, aika ja sijainti. Jos kaikki kokoukset pidetään samassa paikassa, jätä tämä tieto pois
- Kokouksen järjestävän organisaation nimi
- Vahvistus siitä, että organisaation puheenjohtaja ja sihteeri ovat läsnä kokouksessa. Jos he eivät ole, anna niiden henkilöiden nimet, jotka korvaavat kukin niistä
- Ilmoitetaan, onko edellisen kokouksen pöytäkirjat luettu ja hyväksytty. Jos edellinen kokous ei ollut säännöllinen kokous, lisää kokouksen päivämäärä.
Pöytäkirjan pääosasto
Suurin osa jäljellä olevasta tietueesta täytetään kokousta koskevilla tiedoilla. Sihteeri, joka ottaa pöytäkirjan, voi tallentaa kokouksen ja valmistella ennätyksen myöhemmin, jotta varmistetaan kaikkien kokoustietojen oikeudenmukainen ja täydellinen kirjaaminen. Pidä aina toissijainen tallennusmenetelmä, kuten kannettava tietokone tai muistikirja, sekä kynät ja paperi, jos ensisijainen menetelmä epäonnistuu.
Sisällytä kokouksen kaikki viralliset keskustelupisteet. Tee yksityiskohtaisia huomautuksia:
- Kaikki kokouksessa tehdyt ehdotukset sekä liikkeen tekijän nimi.
- Esitykset, jotka esittävät kysymystä elimen kokouksessa.
- Kaikkien ehdotusten lopullinen sanamuoto ja sijoitus.
- Tiedot jokaisesta äänestyksestä, mukaan lukien nimenhuutoäänestys, laskettu äänestys tai äänestysäänestys.
- Olipa seurakunta koko valiokunnassa tai koko valiokunnassa, ja tämän säädöksen tulokset.
- Kaikki työjärjestys- ja muutoksenhakupyynnöt sekä niiden ratkaisu sekä mahdolliset johtopäätökset, jotka puheenjohtaja on antanut kullekin päätökselle.
- Tieto kaikista epäsäännöllisistä kommenteista, jotka jäsen olisi saattanut tehdä johtaen puheenjohtajan nimittämään hänet epäjohdonmukaiseksi.
- Kaikki muut viralliset keskustelut huoneessa.
Kokouksen pöytäkirjan päättäminen
Pöytäkirjan viimeisessä kappaleessa olisi esitettävä puheenjohtajan tekemät lopulliset huomautukset sekä kokouksen virallisen lykkäämisen aika. Jos kokouksessa oli vieraita puhujia, kirjaa heidän nimensä ja esitysten aihe tässä viimeisessä kappaleessa. Allekirjoita kokouksen pöytäkirjat ja pyydä puheenjohtajaa allekirjoittamaan sen. Tallennussihteerin allekirjoitus on oikeudellinen todiste tämän asiakirjan aitoudesta, joten on tärkeää, että allekirjoitat sen ennen sen jättämistä tai välittämistä muille.
