Hallituksen kokousten pöytäkirjat ovat oikeudellisia asiakirjoja ja niitä voidaan käyttää julkista tarkastusta varten, mikä tekee niistä tärkeitä asiakirjoja yritykselle tai muulle organisaatiolle. Mitä enemmän muodollisia ne ovat, sitä tärkeämpää on, että hallitus hyväksyy ne ennen niiden levittämistä. Muutaman yksinkertaisen parhaiden käytäntöjen käyttäminen minuuttien tallentamiseen ja hyväksymiseen auttaa tehostamaan tätä prosessia ja vähentämään paperityötä.
Tarkista organisaation valtuuttamien kokouspöytäkirjojen tallennusprosessi. Monet seuraavat Robertin sääntöjä, joten tallennussihteeri voi käyttää ja seurata mallia muistiinpanojen tekemiseen ja viimeisten minuuttien luomiseen. Kysy, milloin ja milloin sinun tulisi sisällyttää kommentteja tai kysymyksiä esittävien hallituksen jäsenten nimet tai jos sinun pitäisi suojella heidän yksityisyyttään. Esimerkiksi, saatat joutua kirjoittamaan: "Keskusteltiin siitä, että kilpailijamme XYZ Corporation käytti harhaanjohtavaa mainontaa ja FTC: n pitäisi ottaa yhteyttä", Bob Bob totesi, että hän uskoi kilpailijamme XYZ Corporationin käyttävän harhaanjohtava mainonta ja FTC olisi otettava yhteyttä. Debbie Jones ja Hank Johnson sopivat.
Muista tallentaa minuutit tarkasti. Pyydä hallituksen jäseniä lopettamaan puhuminen tai puheenjohtajan odottamaan ennen uuden keskustelun aloittamista. Pyydä jäseniä toistamaan tai selventämään tietoja, joita et löydä selkeitä. Toista esitysten johtokunnan jäsenet, mukaan lukien sekä alkuperäinen esitys että sen lopullinen muutettu versio, aina, kun esitys otetaan käyttöön. Tee tämä riippumatta siitä, onko liike lähetetty ja onko se kulkeva. Merkitse äänten kokonaismäärä sen sijaan, että yksinkertaisesti todettaisiin, että äänestys on kulunut.
Lähetä pöytäkirjat hallituksen puheenjohtajalle, toimitusjohtajalle tai toimeenpanevalle komitealle ennen kuin lähetät ne täysivaltaiseen hallintoneuvostoon, jos se on organisaationne menettely. Kun olet saanut hyväksynnän lähettää pöytäkirjat koko aluksella, lähetä asiakirja jokaiselle hallituksen jäsenelle riippumatta siitä, onko hän osallistunut kokoukseen ja onko hän tullut kokoukseen, jossa pöytäkirja hyväksytään. Lähetä pöytäkirjat riittävän ajoissa, jotta hallituksen jäsenet voivat lukea niitä, esittää kysymyksiä niistä, tutkia aiheita ja pyytää selvityksiä.
Seuraavassa kokouksessa, joka on päätösvaltainen, on oltava puheenjohtaja tai mikä tahansa hallituksen jäsen seuraavassa kokouksessa, jotta se tekee ehdotuksen hallitukselle pöytäkirjan hyväksymiseksi. Päätösvaltaisuus on hallituksen jäsenten vähimmäismäärä, joka vaatii virallisia toimia. Odota, että lähetys lähetetään ja sitten kokouksen johtaja avaa puheenvuoron keskustelua varten. Keskustelun aikana vaaditaan, että ehdotus tehdään, lähetetään ja siirretään, jos pöytäkirjaan on tehtävä muutoksia tai korjauksia. Keskustelun jälkeen tai jos keskustelua ei ole, pyydä kokouksen johtajaa kutsumaan kysymyksen tai äänestämään pöytäkirjan hyväksymisestä.
vinkkejä
-
Tarkista, onko organisaatiossasi sääntö tai muu sääntö, joka koskee päivämäärää, jona hallituksen jäsenet saavat kokouksen pöytäkirjan.
