Muistit lähetetään usein monille ihmisille kerrallaan, eikä niitä ole tarkoitettu henkilökohtaisiksi, kuten liikekirje. Liiketoimintamuistio on kirjoitettu antamaan ohjeita tai ilmoittamaan yleisölle. Tämä yleisö voi olla organisaatiosi tai kolmannen osapuolen, kuten asiakkaan, jäseniä. Kun kirjoitat asiakasmuistion, on vieläkin tärkeämpää pysyä ammatillisena koko muistion ajan ja antaa paljon tietoa. Asiakkaan muistioon voi sisältyä muita materiaaleja, kuten tietoja yrityksestänne.
Luo asiakaskommentin otsikko. Otsikkokategoriat ovat To, From, Date ja Subject. To-osioon tulee sisällyttää kaikki asiakkaat, joille lähetät muistion. Nimesi menee From-osiosta. Päivämäärä, jolle lähetät muistion, on kirjoitettava kohdan ”Päivämäärä” jälkeen, ja muistion aiheen on selkeästi selitettävä tarkoitus, kuten ”Verkkosivustohankkeeseen tarvittavat lisätiedot”.
Kirjoita ensimmäinen kohta asiakkaan kanssa. Ensimmäisen kohdan pitäisi olla muutama lause, joka selittää lyhyesti muistion tarkoituksen. Verkkosivustohankkeen esimerkin avulla selitätte projektin, jota olet tehnyt asiakkaan puolesta, miksi tarvitset lisätietoja ja mitä tietoja on. Tämä on yhteenveto, joten mitään yksityiskohtia ei tarvitse vielä sisällyttää.
Kirjoita muistion runko, joka on yleensä muutama kappale. Tässä on tietoja asiakkaan viittauksesta. Saatat esimerkiksi puhua siitä, millaisen sivuston projektin näkökohdan sinulla on ongelmia ja mitä erityisiä tietoja tarvitset asiakkaalta.
Sisällytä vaiheet, joita asiakas tarvitsee, jos se on tarpeen, lopetusosassa. Tietoiset muistiinpanot, kuten asiakkaan päivittäminen uudesta yrityspolitiikasta, eivät tarvitse tätä osiota. Web-sivuston esimerkissä sinun on kuitenkin selitettävä asiakkaalle, miten haluat lisätietoja, jotka lähetetään sinulle. Jos asiakkaalta ei vaadita mitään toimia, voit antaa yhteystietosi, jos hänellä on kysyttävää. Älä unohda kiittää häntä hänen ajastaan.
