Kommunikaatio organisaation sisällä on kriittinen. Mitä enemmän sidosryhmiä ja tietoisempia työntekijöitä ovat, sitä enemmän he luottavat heidän työnantajansa kohtaan. Tutkimukset osoittavat, että työntekijät suosivat kasvokkain vuorovaikutusta esimiestensä kanssa, mutta organisaation aikarajoitukset ja koko eivät aina salli tällaista lähestymistapaa. Yrityksen muistutukset ovat toinen tapa välittää tärkeitä tietoja organisaation sisäiselle yleisölle. Vähemmän muodollisia kuin liikekirjeitä, he voivat ilmoittaa uusia käytäntöjä tai organisatorisia muutoksia, toimittaa pyydettyjä tietoja tai toimia projektin päivityksenä. Oppiminen kirjoittaa yrityksen muistiinpanoja, jotka tuottavat tietoa työntekijöille, auttavat vahvistamaan yrityksesi tehoa.
Tarvittavat kohteet
-
Digitaalinen kuva yrityksen logosta
-
Desktop-julkaisuohjelmistot
-
kirjoitin
-
Paperi
Lisää yrityksen logo sivun yläreunaan.
Luo nimike, joka lukee (kaikissa suurissa kirjaimissa) ”MEMO”, ”MEMORANDUM” tai ”INTEROFFICE CORRESPONDENCE”. Tämä voidaan keskittää yläreunaan tai kohdistaa vasemman marginaalin kanssa.
Lisää otsikon jälkeen välilyönti ja sitten sanat "TO:", "FROM:", "DATE:" ja "SUBJECT:" (voit myös korvata sanan "RE:" kohdan "SUBJECT:" sijasta) asianmukaista tietoa, jota seuraa kova paluu. Järjestely voi vaihdella. Jokaisella kohteella voi olla oma rivi yhteensä neljälle riville, tai voit jakaa kahteen sarakkeeseen: ensimmäinen sisältää “TO:” ja “FROM:” ja toisen ”DATE:” ja “SUBJECT”. sisältää sisäisen osoitteen tai tervehdyksen (“Dear…”).
Aloita muistion runko otsikon alla olevasta toisesta tai kolmannesta rivistä. Jos muistio on rutiiniviesti, avataan suoraan. Huomautuksia, jotka tuottavat huonoja uutisia, pitäisi avata neutraalilla lausekkeella, joka liittyy läheisesti muistion aiheeseen, joka tunnetaan yritysviestinnässä puskurina, jotta lukijat voivat valmistautua negatiivisiin tietoihin. Uutisista riippuen voit valita tämän avaamisen joukosta useita strategioita. Varmista, että se on vilpitön, asianmukainen, rehellinen ja lyhyt.
Käytä jäljellä olevaa tilaa, jotta saat tärkeitä tietoja. Äänen tulisi olla keskusteleva. Käytä alaotsakkeita pitempien muistioiden luomiseksi. Saatat myös sisältää taulukoita, kaavioita tai muita visuaalisia kuvia. Kirjoittajien, jotka haluavat suostutella yleisöjään, tulee sisällyttää siihen, miten / miksi nämä tiedot hyödyttävät joko työntekijöitä tai koko yritystä.
Lopeta positiivinen, ystävällinen huomautus. Älä sisällä ilmaista sulkua tai allekirjoitusta.
Tulosta muistio ja aloitusnimi nimesi yläosassa tai valmistele sähköpostiviesti (saatat menettää osan muotoilusta lähettämällä sähköisesti). Jos muistio lähetetään useille vastaanottajille, voi olla halvempaa tulostaa yksi kopio, aloittaa sen ja tehdä valokopiot.
Jakaa. Se voidaan toimittaa käsin, lähettää sähköpostitse, lähettää interoffice-postitse tai postittaa postitoimiston kautta.
vinkkejä
-
Käytä lohkomuotoa (ei sisennystä) rivin väliin kunkin kohdan välillä. Keskity yhteen aiheeseen. Yritä pitää muistio kahden sivun alla. Muistioita tulisi käyttää vain sisäisen yleisön keskuudessa. Älä lähetä muistioita yrityksesi ulkopuolisille ihmisille. Kirjoita sen sijaan kirjain. Jos osoitat muistion tietyille henkilöille eikä koko osastolle tai henkilöstölle yleensä, ota vastaanottajien luettelo aakkosjärjestyksessä, ellei tietyissä paikoissa ole ihmisiä, joille olisi annettava näkyvämpi sijoitus.
