Tarkka selvitys työstä on avain liiketoiminnan ja ylläpitäjän välillä. Selkeiden palveluiden odotusten määrittäminen ennen tarjousten tekemistä voi auttaa sinua välttämään väärinkäsityksiä, jotka ovat yleisimpiä huoltotehtävissä ilmenevien vikojen syitä. Kun olet voittanut tarjouksen, neuvottele ehdoista ja kirjoita selkeä, hyvin määritelty huoltosopimus.
Huoltopalveluiden vaatimukset
Korvaa useimpien palvelusopimusten perinteiset syöttöpohjaiset palvelutason sopimukset tulosperusteisilla huoltovaatimuksilla. Toisin kuin palvelutason sopimukset, jotka tyypillisesti sisältävät sekä tehtävän että vaaditut materiaaliluettelot, huoltovaatimukset määrittelevät sekä tulos- että suorituskyvyn indikaattorit, mutta mahdollistavat urakoitsijan selvittää, mitkä vaiheet ja materiaalit ovat tarpeen tavoitteen saavuttamiseksi. Tulosperusteiset vaatimukset ovat erityisen tärkeitä, jos olet ulkoistamassa tiloja tai laitteiden huoltopalveluja, koska sinulla ei ole omaa tietoa tai taitoja.
Sopimusparametrit
Määritä parametrit, jotka mahdollistavat tehokkaan sopimushallinnan. Voit esimerkiksi sisällyttää lausekkeen, jossa määritellään työjärjestysjärjestelmä, jolla varmistetaan, että huoltohenkilöstö ei hyväksy huoltohakemuksia suoraan työntekijöiltä ja tarjoaa myös keinon seurata urakoitsijan suorituskykyä sekä kiireellisiä tai hätätilanteiden ylläpitopyyntöjä. Sisällytä lauseke, joka määrittelee, kuka vastaa huoltotöiden suorittamiseen tarvittavien työkalujen ja tarvikkeiden toimittamisesta ja maksamisesta.
Priorisoi hätätilanteet ja vasteajat
Huoltohätätilanteiden käsitteleminen sisällyttämällä jälkikäteen tapahtuvan valvontavaatimuksen ja priorisoimalla jälkikäteiset vasteajat kiireellisyyden mukaan. Huoltopalveluiden vaatimuksista riippuen voit asettaa vain viikonpäivän odottamattoman odotusarvon tai sellaisen, joka edellyttää toimeksisaajan saatavuutta 24 tuntia vuorokaudessa, seitsemän päivää viikossa, 365 päivää vuodessa. Määritä prioriteettihäiriöt rutiinina, kiireellisinä tai hätätilanteina ja määritä reaaliaikainen hälytys kiireellisiin ja hätäpuheluihin. Esimerkiksi luokittele toimintahäiriöt ilmastointia kiireelliseksi ja vaadi huoltohenkilöstöä paikan päällä ja työskentelee korjauksen parissa kahden tunnin kuluessa.
Kuvaile maksumalli
Päätä maksurakenne, joka toimii sinulle ja urakoitsijalle. Kiinteän maksun ja muuttuvien maksujen yhdistelmä toimii hyvin useimmissa huoltosopimuksissa. Käytä vakiomaksuista maksumallia rutiini-, on-huoltotyöhön ja vaihtelevaan maksumalliin sekä päivystys- että hätätilanteissa ja hätätilanteissa. Esimerkiksi korotetaan 10 prosentin kiinteää maksua kiireellisistä puheluista ja 20 prosenttia hätäpuheluista. Sisällytä korvausmalli, jos aiot korvata urakoitsijalle kaikki tarjoamansa työkalut ja tarvikkeet.
