Muutosten hallinta keskittyy muutoksiin, joita organisaation jäsenet kohtaavat liiketoimintaan liittyvän siirtymän aikana. Jotta muutoksenhallinta saataisiin valmiiksi sujuvasti, työkalujen, prosessien ja suunnitelmien on oltava mahdollisia huolenaiheiden ja ennakoitujen ongelmien lieventämiseksi. Muutosjohtamisen hankesuunnitelma on välttämätön. Ilman suunnitelmaa auttaa työntekijöitä siirtymään uusiin tehtäviinsä, työntekijät tuntevat sekavuutta ja valmistautumatta, ja kokonaisliiketoiminta saattaa vaikuttaa.
Nimeä muutosjohtoryhmä. Tähän voi kuulua organisaation jäseniä tai ulkopuolisia konsultteja, jotka tuntevat muutoksenhallintaprosessin. Tähän tiimiin pitäisi kuulua vähintään henkilö, joka tuntee organisaation kaikki alueet, sekä muutoksenhallinta-asiantuntija. Tämän ryhmän on oltava valmis selittämään organisaatioon suunnitellut muutokset, lieventämään siirtymän aikana ilmeneviä kysymyksiä ja määrittämään muutoksen onnistumisen, kun muutos on valmis.
Analysoi suunnitelma, jonka yritys on määrittänyt siirtymään nykyisestä organisaatiorakenteesta suunniteltuun organisaatiorakenteeseen. Päätä, kuinka monta vaihetta tarvitaan. Usein yritys ei voi siirtyä suoraan yhdestä organisaatiorakenteesta toiseen; suunnitelma on pantava täytäntöön vaiheittain.
Yrityksesi haluaa esimerkiksi siirtyä alueelta jaettuun organisaatioon organisaatioon, joka on jaettu osastolla.Tällä hetkellä kukin paikallinen toimisto hallinnoi omaa markkinointia, myyntiä ja valmistusta. Yhtiön tavoitteena on jakaa yritys kolmeen kokonaisvaltaiseen osastoon: markkinointi, myynti ja valmistus. Yhtiö voi aloittaa markkinoinnin, myynnin ja valmistuksen yhdistämisen. Tämä asteittainen siirtyminen on vähemmän riskialtista ja vähemmän ylivoimainen kuin kaikkien kolmen osaston siirtäminen kerralla.
Luo kattava viestintäsuunnitelma. Selvitä, miten kaikista yrityksen työntekijöistä voidaan ilmoittaa tulevista muutoksista. Ilman asianmukaista viestintää työntekijät eivät välttämättä ole tietoisia muutoksesta, eivätkä ne välttämättä onnistu siirtymään tarpeen mukaan.
Luo muutoksenhallintaprosessin aikana tapahtuvien keskeisten muutosten aikajana. Tämän on oltava yksityiskohtainen ja siinä on oltava suuria ja pieniä yksityiskohtia. Aikajanan tulisi sisältää esimerkiksi seuraavia kohteita:
- Ilmoita suunnitelluista muutoksista organisaatiossa
- Tapaa markkinointiryhmän jäseniä selittämään, miten heidän vastuunsa muuttuvat
- Suunnittele ja asenna uusi toimistoasennus markkinointihenkilöstölle
- Siirtyminen markkinointityöntekijöille uusiin työpaikkoihin (3 päivän jakso)
- Tapaa markkinointihenkilöstön kanssa mahdolliset kysymykset
- Pidä viikoittaiset puhelinkonferenssit keskustellaksesi mahdollisista ongelmista
Listaa mahdolliset huolenaiheet ja ongelmat, joita voi ilmetä muutosprosessin aikana. Tähän sisältyy työntekijöiden tyytymättömyys, työntekijöiden sekaannus ja jokapäiväisten työprosessien pysäyttäminen. Luo valmiussuunnitelma jokaiselle mahdolliselle takautumiselle.
Käännä kaikki muutoksenhallintatiedot raportiksi, jonka voit esittää yrityksen ylimmälle johdolle. Valmistaudu johtoryhmän kysymyksiin tai ehdotettuihin muutoksiin. Ole valmis puolustamaan ehdotuksiasi ja hyväksymään sen, että ylimmän johdon kaikki muutoshallintasuunnitelmat eivät ole hyväksyttäviä. Kun muutoksia tarvitaan, muokkaa muutoksenhallintaprojektia sisällyttämällä siihen kaikki muutokset.
Keskustele tulevista muutoksista kunkin organisaation paikallisen johtoryhmän kanssa sen jälkeen, kun ylimmän johdon hyväksyntä on hankittu, mutta ennen kuin muutokset on virallisesti toteutettu. Esitä jokaiselle johtajalle raportti muutoksista, jotka vaikuttavat hänen osastoonsa, jotta hän voi selittää muutokset tiimilleen. Pyydä jokaista johtajaa raportoimaan mahdollisista huolenaiheista, joita on ehkä jätetty huomiotta, jotta ne voidaan käsitellä, ja muutoksenhallintasuunnitelmaa voidaan muuttaa tai muuttaa tarvittaessa.
vinkkejä
-
Ole valmis tekemään muutoksia muutoshallintasuunnitelmaan. Erityisesti merkittäviä organisaatiomuutoksia tehtäessä esiintyy todennäköisesti ongelmia. Varmista, että sinulla on varautumissuunnitelma kaikkien korkean riskin muutosten varalta.
Varoitus
Älä kiirehdi muutosta. Vaikka muutos voi hyödyttää suuresti organisaatiota, muutoksen tekeminen liian nopeasti voi pelottaa ja sekoittaa työntekijöitä ja muita sidosryhmiä.
