Työsuunnitelman luominen on tärkeää, koska se antaa työntekijälle mahdollisuuden näyttää johtajalle, miten hän aikoo toteuttaa asioita, joita häneltä pyydetään. Työsuunnitelma voi auttaa työntekijää osoittamaan sen arvoa, koska se määrittelee ja sanoo ne asiat, joita työntekijä tekee, muuten saattaa olla huomaamatta. Joskus luodaan yleisiä työsuunnitelmia, jotka liittyvät henkilön tekemään kokonaistyöhön. Työsuunnitelmat ovat kuitenkin usein tehokkaimpia, kun ne on jaoteltu erityisesti keskustelemaan pienempiin hankkeisiin liittyvästä työstä. Mitä tarkemmin työohjelma on, sitä tehokkaampi se on. Työsuunnitelmia luodessasi on muutamia asioita, jotka pitäisi aina sisällyttää.
Avaa uusi asiakirja tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Microsoft Wordissa. Luo asiakirjaan useita otsikoita. Otsikot on lueteltava seuraavasti: "Ongelmat", "Tavoitteet", "Strategiat", "Resurssit", "Aikajana" ja "Mittaus".
Kuvaile tärkeimmät kysymykset kohdasta "Kysymykset". Tarpeiden arviointikokouksen on tapahduttava ennen avainkysymysten kirjoittamista. Kokouksen aikana tiimin jäsenet voivat tuoda esiin kaikki projektin tärkeät kysymykset. Tärkeiden kysymysten pitäisi löytää tasapaino keskustelemalla kaikkien osapuolten tarpeista.
Tee ja tallenna tavoitteet tavoitteiden mukaan. Työsuunnitelmassa kuvattujen tavoitteiden pitäisi saada sinut venymään niiden saavuttamiseksi, mutta niitä ei pitäisi saavuttaa. Kun tavoitteita tehdään, muista SMART: Tavoitteiden tulisi olla konkreettisia, mitattavissa, hyväksyttäviä, realistisia ja oikea-aikaisia.
"Strategiat" -kohdassa on tietoja keskeisistä strategioista. Tämä on todennäköisesti pisintä ja kattavin osa työsuunnitelmaa. Kaikki keskeiset vaiheet tai välitavoitteet, jotka on täytettävä, olisi sisällytettävä tähän. Olisi myös keskusteltava strategioiden toteuttamisen mahdollisista esteistä. Selitä, miten näitä esteitä hoidetaan.
"Resurssit" -kohdassa käsitellään resursseja, joita tarvitaan strategioiden toteuttamiseen. Jos projektin parissa työskentelee koko tiimi, mainitse työsuunnitelmassa mukana olevat tiimin jäsenet ja heidän vastuunsa. Jos siihen liittyy merkittäviä investointeja laitteisiin tai tarvikkeisiin, mainitse tämä myös.
Tee "Aikajana" -kohdasta aikajana. Sisällytä suunnitelman kohokohtia aikajanan luomiseksi. Varmista, että olet sisällyttänyt alkamispäivän, päättymispäivän ja päivämäärät, jolloin tiettyjä tapahtumia ja tavoitteita toteutetaan. Tämä antaa itsellesi, kollegoille ja johdolle mahdollisuuden helposti nähdä, onko hanke aikataulussa.
Sisältää "Mittaus" kohdassa Mittausmenetelmät. Keskustele siitä, miten voit määrittää projektin onnistumisen. Tämä voisi sisältää anekdotisia todisteita. On kuitenkin parasta sisällyttää määrällisiä tapoja, joilla menestys määritetään. Hankkeesta riippuen tämä voi sisältää myynnin määrän, enemmän saapuvia puheluja, enemmän Web-sivujen käyntejä ja vastaavia mittareita.
vinkkejä
-
Tee yhden sivun kansilehti, jossa käsitellään lyhyesti työsuunnitelman kohokohtia. Liitä tämä täydelliseen työsuunnitelmaan.
Varoitus
Liian tiukasti kiinni työsuunnitelmaan voisi olla haitallista Vain siksi, että työsuunnitelma ehdottaa jotain, tämä ei tarkoita sitä, että parempaa ajatusta ei voi tulla. Työsuunnitelman tulisi olla elävä asiakirja. Muutosten laiminlyönti voi estää menestymisen mahdollisuuden.
