Kokoussuunnittelijan työ voi olla pelottava, kun otetaan huomioon puhujien konferenssin suunnitteluun ja lavastamiseen liittyvien yksityiskohtien lukumäärä, mutta jos pidät haastattelusta monikäyttöön ja tunnet olosi mestariksi jongleerauksen yksityiskohdissa, olet hyvin valmistautunut Job.
Tarvittavat kohteet
-
Master-tarkistuslista
-
Kaiutinsopimukset
-
tapahtumapaikka
-
Hätäapuohjelma
Aloita kaiuttimien konferenssin suunnittelu vähintään vuosi etukäteen - pidempään, jos vieraat, joita aiotte vierailla puhujina, ovat korkeatasoisia miehiä ja naisia, joiden kalenterit täyttävät vuosia etukäteen. Luo päävalvontalista, jossa kuvataan kaikki tehtävät, jotka on suoritettava, jotta konferenssin puhujat saataisiin tapahtumaan, sekä tarvikkeita, laitteita ja määräyksiä, jotka on hankittava tapahtuman vaiheistamiseksi.
Varaa konferenssipaikka helposti saavutettavaan paikkaan, joka sijaitsee kätevästi lentokenttien lähellä, julkisilla liikennevälineillä, hotelleilla, ravintoloilla ja muilla mukavuuksilla, sillä henkilökunnan henkilökunta on koulutettu käsittelemään konferenssijoukkoja 24/7. Pyydä asianajajaa laatimaan vakiomuotoinen puhesopimus, joten sinulla on oikeudellisesti sitova sopimus jokaisen puhujan kanssa näyttämään ja osallistumaan tapahtumaan.
Työ konferenssin asialistalla, jotta puhujat on määrätietoisesti suunniteltu. Määritä kaikkein dynaamisimmat kaiuttimet käsittelemään avaintaitoja ja lopullisia lähtö- ja saapumisaikoja, jotta osallistujia innostavat ensimmäisen huomautukset ja viimeisimmän sanat innoittavat. Hyväksy aikarajoituksesi puhujille ja arvostele heille, kuinka tärkeää on jättää aikaa kenttäkysymyksiin.
Tilaa tarvikkeita, rekisteröintitaulukoita, järjestää laitteiden vuokraus, opasteet, merkit ja luottokortti- / käteismaksujärjestelmä niille, jotka eivät ole ostaneet ennakkolippuja. Lähettäkää konferenssin puhujille vahvistava aikataulu useita kuukausia ennen päivämäärää, jotta osallistujille on aikaa tehdä kuljetussuunnitelmia. Varmista organisaation vastuualueet, esim. Lentolipun korvaukset, varatuista majoituksista tai päivärajoituksista, ja varmista, että kaiuttimet saavat luettelon sosiaalisista tapahtumista, joihin heidät kutsutaan osana vierailua.
Suunnittele varmuuskopiointi, joka kattaa katastrofaaliset mahdollisuudet: kaiuttimen kuoleman tai loukkaantumisen tai viime hetken paikan muutoksen. Määritä vapaaehtoiset toimimaan jokaisen puhujan isäntänä ja varaa limusiini- tai taksipalveluja, jotta kaiuttimet voisivat liikkua, jos kuljetus ei kuulu isäntän vastuualueisiin. Täydellinen viime hetken tehtävät, kuten välipalojen ja veden puhuminen kaiuttimille.
Pysäytä kestävyyttäsi viimeisimpien aikapäivien aikana - jos audio-visuaaliset apuvälineet menevät puuttumaan, hotellihuoneen sekoittuminen tapahtuu ja lentokoneet viivästyvät, tämä on yleensä aika, jolloin asiat eivät pääse hallitsemaan. Pidä aavistustanne sinusta ja luota päälistallasi. Kun olet kirjoittanut postconference-kiitosviestejä puhujille, tee itsellesi palvelus ja ota lomalle. Olet ansainnut sen.
