Olitpa pieni yritys tai suuri yhtiö, on tärkeää säilyttää ja hallita liiketoiminnassa luotuja asiakirjoja asianmukaisesti. Näihin voivat sisältyä kaikki digitaalisista tiedostoista ja veroilmoituksista sopimuksiin ja projektiraportteihin. Siellä tulee dokumenttien ja tietueiden hallinta. Sen päätavoitteet ovat tallennettujen tietojen käsittely, yleisten työprosessien parantaminen ja tietojen nopeampi haku. On olemassa useita tietueiden hallintajärjestelmien tyyppejä, ja jokaisella on tunnusomaiset ominaisuudet.
Mikä on tietueiden hallintajärjestelmä?
Yritysten omistajien keskuudessa on yleisiä valituksia, jotka koskevat liiketoimintatulojen tai laskujen, virheellisten asiakirjojen ja korruptoituneiden tiedostojen puuttumista. Vuosien 2005 ja 2018 välisenä aikana Yhdysvalloissa paljastui yli 22 miljoonaa tietuetta tietojen rikkomisen seurauksena. Lisäksi työntekijät käyttävät puolet ajastaan etsimällä yrityksen toimintaan liittyviä tietoja. Yli 26 prosenttia sanoo, että organisaationsa tietohallinto on hieman kaoottista.
Suurten ja pienten yritysten on pidettävä kirjaa tietyn ajan. Esimerkiksi pankki- ja luottokorttitodistukset olisi säilytettävä turvallisessa paikassa vähintään seitsemän vuotta. Sama pätee veroilmoituksen valmisteluasiakirjoihin. Sijoitustilin tiliotteet, peruutetut tarkastukset ja palkkakirjat on säilytettävä vähintään vuoden ajan.
Entä jos nämä asiakirjat ovat kadonneet tai vahingoittuneet? Kuvittele, että tietokone käynnistetään, jotta se ymmärtäisi, että se on hakattu. Jos toimistorakennuksesi syttyy tuleen, kaikki tiedostosi saattavat kadota ikuisesti. Varmista, että voit aina pitää kopiot toisessa paikassa, mutta siihen liittyy enemmän tilaa ja korkeampia kustannuksia.
Tietokannan hallintajärjestelmä, joka tunnetaan myös nimellä RMS-järjestelmä, voi tehdä kaiken helpommaksi. Tämäntyyppisen ohjelmiston avulla voit tallentaa, etsiä ja käyttää virallisia tietoja todisteina tapahtumista, maksuista ja muista liiketoiminnoista. Uusimmissa asiakirjojen ja tietueiden hallinnan ohjelmissa on kehittyneitä ominaisuuksia, kuten hakutyökaluja, skannausominaisuuksia, säilytys- ja luokittelutyökaluja, vaatimustenmukaisuuden seurantatoimintoja ja paljon muuta.
Tallennusten hallinta varmistaa, että tiedostot ovat helposti saatavilla aina, kun niitä tarvitaan, mutta se voi myös parantaa työnkulun ja tuottavuuden organisaatiossasi. Työntekijät voivat nopeasti hakea tietoja, käsitellä tietoja, tunnistaa jokaisen tietosarjan omistajan ja poistaa tarpeettomat tiedot.
Cloud-Based Records Management -ohjelmisto
Pilvipohjaisen tietojenkäsittelyjärjestelmän avulla kaikki asiakirjat ovat yhdessä paikassa. Tämä digitaalinen tallennusratkaisu toimii organisaation tiedostojen varastoina, jolloin voit käyttää niitä milloin tahansa ja missä tahansa. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, joilla on kauko-tiimejä, sekä niille, joilla on toimistoja useissa paikoissa.
Tämäntyyppinen RMS-ohjelmisto pitää tiedostosi turvassa ja poistaa tarvetta lisäohjelmiin rutiininomaisen varmuuskopioinnin suorittamiseksi. Lisäksi se antaa käyttäjille mahdollisuuden määrittää tiettyjä tiedostoja muille tiimin jäsenille ja lähettää ilmoituksia reaaliajassa eikä lähettää sähköpostia edestakaisin. Koska tiedot tallennetaan isäntäpalvelimiin, se on vähemmän alttiita tietoverkkohyökkäyksille.
Enterprise Records Management -ohjelmisto
Suuret organisaatiot valitsevat tyypillisesti yritystietojen hallinnan ohjelmiston. Näillä ohjelmilla on kehittyneitä ominaisuuksia ja ne voivat tallentaa, järjestää ja käsitellä suuria tietomääriä. Yrityksen RMS-järjestelmän avulla on helpompi hallita fyysisiä ja digitaalisia tietueita, seurata kunkin tiedoston tilaa ja sijaintia sekä siirtää tietoja vanhimmista järjestelmistä uusimpaan ohjelmistoon.
Parhaan tuloksen saamiseksi valitse ohjelma, jolla on turvallinen käyttöoikeuksien hallinta, reaaliaikainen tietojen indeksointi ja hävittäminen. Luotettava yritys RMS-järjestelmä antaa sinulle mahdollisuuden sijoittaa tallenteet, suorittaa täyden tekstin hakuja ja tuoda fyysisiä ja digitaalisia tietueita mistä tahansa lähteestä. Nämä ominaisuudet voivat tehostaa liiketoimintaasi ja johtaa parempaan päätöksentekoon.
Tämäntyyppiset tietojenkäsittelyohjelmistot voidaan jakaa edelleen useisiin muihin luokkiin. Sisällönhallintajärjestelmät, asiakirjojen hallintajärjestelmät ja digitaaliset kuvantamisjärjestelmät ovat vain muutamia mainittavia. Kumpi valita riippuu yrityksen tarpeista ja budjetista.
