Termit "laadunvalvonta" ja "laadunvarmistus" eivät ole synonyymejä. Niiden välillä on selkeä ero sekä merkityksessä että tarkoituksessa. Vaikka laadunvarmistus on tarkoitus estää ongelmia, laadunvalvonta havaitsee mahdolliset ongelmat. Jokainen tarvitsee erilaisia taitoja, ja organisaation erilliset osastot vastaavat jokaisesta laadunvarmistuksen näkökohdasta. Kansainvälisesti tunnustetut standardit molemmille menettelyille kuuluvat Kansainvälisen standardointijärjestön (asetus ISO 9001: 2008) piiriin.
Laatuvakuutus
Laadunvarmistus kuvaa prosessia. Laadunvarmistusosaston tehtävänä on kehittää menettelyjä ja järjestelmiä yhteistyössä muiden osastojen kanssa, jotka varmistavat, että kaikki toimitukset ovat jatkuvasti laadukkaita. Toimitukset voivat olla tehdasvalmisteisia tavaroita tai palvelua; esimerkiksi laadunvarmistuksella on tärkeä rooli terveyspalveluissa. Laadunvarmistusprosessin jälkeen on taattava, että tavarat ja palvelut ovat virheettömiä, ja vähennetään kantelujen ja uudelleenjärjestelyjärjestelmien tutkimiseen kuluvaa aikaa ja henkilöstöä. Laadunvarmistus on ennakoivaa, sillä sen tavoitteena on estää vikoja tai ongelmia. Johdon ja kolmannen osapuolen tilintarkastajat ovat yleensä vastuussa laadunvarmistusstandardien, tarkistuslistojen, asiaankuuluvien asiakirjojen ja sisäisten prosessien tarkastuksista.
Laadunvalvonta
Laadunvalvonta kuvaa pikemminkin tuotepohjaista lähestymistapaa kuin prosessia. Tuotteen elinkaaren aikana se tulee tuotteen valmistuksen jälkeen ja ennen sen toimittamista asiakkaille. Laadunvalvontaosasto tarkistaa, että tuotteet vastaavat tiettyjä standardeja. Jos muutoksia tarvitaan, laadunvalvontahenkilöstö ilmoittaa, mitä tarvitaan. Laadunvalvonta on laadunvarmistukseen verrattuna reaktiivinen tai korjaava, koska se on olemassa virheiden tunnistamiseksi ja korjaamiseksi. Laadunvalvontaa suunnittelee ja valvoo yleensä insinöörit ja tarkastajat etenkin valmistusympäristössä.
Työskennellä yhdessä
Yksi syy laadunvarmistuksen ja laadunvalvonnan sekoittamiseen on se, että ne ovat suurelta osin riippuvaisia toisistaan. Laadunvarmistusosasto luottaa laadunvalvonnan palautteeseen tunnistaakseen alueet, joilla ennalta ehkäisevä prosessi tarvitsee muutoksia. Esimerkiksi laadunvarmistusosasto voi tutkia laadunvalvonnan ilmoittamia vikojen syitä ja perustaa sen jälkeen uuden menettelyn estääkseen niiden toistumisen. Uusien menettelyjen jälkeen laadunvalvontaosasto tarkistaa, että tavarat täyttävät uudet laatustandardit. Joissakin organisaatioissa, erityisesti palvelukeskeisissä, näiden kahden toiminnon välinen ero saattaa olla vaikeampaa, ja itse sama osasto voi olla vastuussa sekä laadunvarmistuksesta että laadunvalvonnasta.
