Ostopolitiikan kirjoittaminen voi tuntua ajanhukalta, erityisesti pienessä yrityksessä. Mutta muodollisen politiikan, jonka kaikki työntekijät ymmärtävät, avulla voit varmistaa, että käytätte rahasi viisaasti. Kun kasvaa, kirjalliset käytännöt tulevat olemaan kriittisiä menestyksesi kannalta. Kirjoita ostopolitiikkasi niille, jotka käyttävät sitä mielessä. Jos he eivät kykene ymmärtämään politiikkaa tai jos prosessi on liian monimutkainen tai hankala, työntekijät turhautuvat ja todennäköisesti joko tekevät virheitä tai sivuuttaa politiikan tahallisesti saadakseen työn.
Päätä, kenellä on valtuudet tehdä ostoksia yhtiön puolesta. Määritä hankintaviranomaiselle rajoitukset ja määritä, kuka hyväksyy ostot näiden rajojen yli.
Kirjoita valmistajan valinnan ohjeet. Määritä, miten tarjousprosessi toimii ja kuinka monta tarjousta on hankittava jokaisesta mahdollisuudesta. Selitä kaikki kriteerit, joita ostajat käyttävät tarjousten arvioinnissa. Kriteerit voivat sisältää hinnan, laadun, vakuutuksen, toimittajan toiminnan pituuden ja enemmän.
Ilmoitetaan olosuhteet, joissa työntekijät voivat tehdä sopimuksen. Kuvaile sopimuksen hyväksymisprosessia ja määrittele sopimus allekirjoittamista varten. Määritä sopimuksen enimmäisraja. Määritä, kuinka usein säännölliset palvelusopimukset on arvioitava.
Aseta säännöt lahjojen ja aterioiden hyväksymisestä myyjiltä. Jotkut yritykset sallivat ateriat mutta eivät lahjoja, kun taas muut yritykset sallivat lahjoja tietyn dollarin arvoon asti. Jotkut yritykset sallivat ryhmän lahjoja, mutta eivät henkilökohtaisia lahjoja ja jotkut kieltävät myyjän lahjoja kokonaan.
Luo eturistiriitojen politiikka. Jotkut yritykset kieltävät työntekijöitä ostamasta myyjiltä, joille heillä on etu: muut laajentavat kieltoa yrityksille, joissa läheinen ystävä tai perheenjäsen omistaa kiinnostuksensa. Toiset eivät kuitenkaan käytä tällaista rajoitusta.
Luo luottamuksellisuusohjeet. Määrittele, millaisia tietoja pidetään luottamuksellisina, ja määritä ajanjakso, jonka aikana näiden tietojen hallussa olevat työntekijät eivät saa luovuttaa sitä.
Selitä tilausjärjestelmäsi. Anna ohjeita ostotilausten kirjoittamisesta ja antamisesta. Jos tietokoneesi avulla voit asettaa vähimmäisvarastotasot ja hälyttää ostoksia, kun nämä tasot saavutetaan, selitä, miten tämä tehdään. Jos yrityksesi varastoi tavaroita viivakoodilla tai muulla tietokonejärjestelmällä, anna ohjeita olemassa olevien tuotteiden muuttamisesta ja uusien asetusten tekemisestä.
Dokumentoi politiikka, jonka mukaan muut työntekijät, kuten vastaanottava henkilökunta, käyttävät hankintatoimistojen tietoisuutta puuttuvista, vahingoittuneista tai virheellisistä siirroista.
vinkkejä
-
Saatat haluta, että asianajaja tarkastaa kaikki sopimusasiakirjat, ennen kuin allekirjoitat sen.
Tulosta käytännöt logopaperille.
Varoitus
Julkisesti noteeratuilla yrityksillä on yleensä tiukat eturistiriidat. Kysy asianajajalta, jos kirjoitat julkisia yrityksiä koskevan ostopolitiikan.
