Liiketoimintamuistio tai muistio on yksi yksinkertaisimmista tavoista ilmoittaa kollegoille ja henkilöstölle tulevasta kokouksesta. Todellinen kokousilmoitus antaa peruskokoustiedot selkeästi, ytimekkäästi ja ammattimaisesti.
Asiaankuuluva tieto
- Seuraa yleistä neljän pisteen muotoa otsakkeeseen, johon pitäisi sisältyä jotta, alkaen, Treffi ja aihe henkilökunnan kokouksen kiertokirjeessä _._ ”To” -kenttään tulee sisältyä kaikki, jotka on kutsuttu kokoukseen. “From” näyttää nimesi ja nimesi. Päivämäärä ilmoituksen julkaisupäivänä. Kirjoita, mitä muistio on "Aihe" -kentässä, kuten "Johtajien kokous 15. elokuuta 2019."
- Ilmoita kokouksen tarkoitus avainkohdassa sekä kaikki olennaiset olennaiset tiedot, mukaan lukien aika ja sijainti. Esimerkiksi: ”Kokouksen tarkoituksena on keskustella uudistetusta työntekijöiden kannustinjärjestelmästä. Kokous alkaa klo 15.00. kokoushuoneessa ja kestää yhden tunnin. Kaikkien johtajien ja valvojien on osallistuttava. "
- Anna yhteenveto siitä, mitä käsitellään kokouksen aikana muistion rungossa. Säilytä tiedot, jos mahdollista; jätä yksityiskohdat keskusteltavaksi kokouksessa. Esimerkiksi: ”Palautteesi seurauksena yhtiö julkaisee uudistetun työntekijöiden kannustinjärjestelmän 1. syyskuuta 2019. Uudessa suunnitelmassa palkitaan myyntitiimejä eikä vain yksilöitä, kun he täyttävät kuukausittaiset ja neljännesvuosittaiset tavoitteensa. Tunnustamme myyntihenkilöstömme tiimissä työskentelevän hyödyn ja toivomme edistävän tätä suuntausta taloudellisilla kannustimilla. ”
vinkkejä
-
Kaikkien ilmoituksessa olevien tietojen olisi oltava kokouksen kannalta merkityksellisiä. Vältä sisällyttämään tietoja, jotka liittyvät mihinkään yrityskysymyksiin, joita ei käsitellä kokouksessa.
Ennen kokousta
- Ilmoita ilmoituksen vastaanottajille, jos heidän on valmistauduttava tavalla tai lukea materiaaleja ennen kokoukseen osallistumista. Esimerkkinä voidaan mainita: ”Sinulle lähetetään sähköpostilla päivitetty kannustinjärjestelmä ja -politiikat päivän loppuun mennessä. Tarkista asiakirjat etukäteen, jotta olisit valmis keskustelemaan sisällöstä ja pyytämään selvennystä, missä se on tarpeen."
- Kerro kutsuville, kun kokouksen esityslista jaetaan. Esimerkiksi: "Jaan esityslistan sähköpostitse vähintään 24 tuntia ennen kokousta. Tarkista esityslista vastaanottamisen jälkeen."
- Pyydä kutsuja ilmoittamaan sinulle heti, jos he eivät voi osallistua kokoukseen, joten voit ajoittaa aikaa tarkastella tietoja heidän kanssaan. Vaikka lähetät pakollisen kokouksen muistion, jotkut työntekijät tai kutsutut voivat olla lomalla tai poissa kaupungista työmatkalla.
vinkkejä
-
Anna kutsutun tietää, oletko valmis vastaamaan kokoukseen liittyviin kysymyksiin etukäteen tai jos kaikki selvennykset olisi käsiteltävä kokouksessa. Anna puhelinnumero tai sähköpostiosoite, jos etsit kysymyksiä etukäteen.
