Muodolliset liikekirjeet edellyttävät erityistä pöytäkirjaa riippumatta siitä, mitä kirjeen tarkoitus on. Useimmissa tapauksissa kirjeen tulee olla tiivis ja lyhyt, joka yleensä sopii yhdelle sivulle. Vaikka sinun pitäisi käyttää selkeää, muodollista kirjoitustapaa, on useita tapauksia, joissa lyhenteiden käyttäminen on tarkoituksenmukaista säästää sekä tilaa että aikaa.
Etuliitteet ja kunnianosoitukset
Sekä etuliitteiden että kunnianosoitusten odotetaan lyhentyvän tervehdyksessä ja muualla kirjeessä. Esimerkiksi liikekirje aloittaa sanalla "Hyvä herra Johns", ei "Rakas herra Johns". Kaikkien etuliitteiden ja kunniamerkkien monikerrokset on myös lyhennetty, kuten "Messrs" useille miespuolisille vastaanottajille ja "Mses" useille naispuolisille vastaanottajille.
Yrityksen nimet
Sekä kirjelomakkeet että "sisäosoite" sisältävät yrityksen nimiä - lähettäjän ja vastaanottajan nimiä. Yrityksen nimen osan lyhentäminen ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista, ellei yhtiön nimeä ole merkitty lyhenteellä. Jos yritys on esimerkiksi rekisteröity nimellä "Motts, Inc.", voit käyttää "Inc." sisäosoitteessa ilman "Incorporated" -merkkiä. Älä myöskään korvaa sanaa "" ja "ja", ellei se ole osa yrityksen nimeä.
osoitteet
Toisin kuin kirjekuoren etupuolella, tila tulee täsmentää, kun se on osa kirjelomaketta, otsikkoa tai sisäosoitetta. Jos esimerkiksi vastaanottajan yritys on Seattlessa, sisäinen osoite lukisi "Seattle, Washington 98101."
Yleisesti käytetyt lyhenteet
PostScript, joka on ylimääräinen lauseke kirjeen sulkemisen jälkeen, ilmaistaan aina lyhenteellä "P.S." Jos lisäät kirjeenne mukana ylimääräisiä asiakirjoja, on hyväksyttävää ilmoittaa ne joko kirjoittamalla "Kotelot", jota seuraa asiakirjojen määrä tai lyhentämällä "Enc". allekirjoituksesi alle. RSVP on hyväksyttävä lyhenne, kun pyydät vastaanottajaa vastaamaan kirjeeseesi.
Aiheet ja kirjoittajat
Liikekirjeen aihe voidaan ilmoittaa päivämäärän alapuolella lyhenteellä "Re" kohdasta "Mitä tulee", jota seuraa lyhyt kuvaus aiheesta. Jos joku muu on allekirjoittanut kirjeen, lyhenne "p.p." voidaan käyttää. Jos esimerkiksi sihteeri kirjoittaa kirjeen työnantajansa puolesta, konekirjoittaja voi allekirjoittaa kirjeen ja liittää hänen allekirjoitukseensa "p.p." ja lisää hänen työnantajan nimi alla. "P.p." tarkoittaa latinalaista ilmausta "per procurationem." Lyhenne "cc" tarkoittaa perinteisesti "hiilikopiota", mutta se voi tarkoittaa myös "kohteliaisuutta". Kummassakin tapauksessa se osoittaa, että kirjeen useita kopioita on lähetetty, ja nimetään ne henkilöt, joille nämä kopiot on lähetetty.
