Tarvitsetko organisaatiosi vuosiraportin? Etkö ole varma, miten edetä? Onneksi voit rikkoa vuosiraportin luomisen pieniksi, helposti seurattaviksi vaiheiksi. Mikä parasta, vuosikertomuksen hallinnointi tuo sinuun yhteyttä organisaation tärkeimpiin päättäjiin. Voit palvella tärkeässä ja korkean profiilin roolissa, joka parantaa urasi ja osoittaa arvosi organisaatiolle. Noudata ohjeita vuosikertomuksen luomisessa.
Aloita numeroilla. Lähes kaikki vuosikertomukset keskittyvät taloudellisiin tietoihin jopa voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa. Tapaa organisaation talousneuvonantajia ja / tai kirjanpitäjiä tarkastelemaan kuluneen vuoden taloudellista suorituskykyä ja määrittämään, mitä tietoja tämän vuoden raporttiin sisällytetään. Organisaation taloudellinen tila auttaa ohjaamaan vuosikertomuksen teeman ja ulkoasun valintaa.
Huomaa, että tilinpäätöksen tarkka sisältö vaihtelee organisaation koon, liiketoimintamallin ja voittoa tavoittelemattoman / voittoa tavoittelemattoman tilan mukaan. Tarkista rahoitus- ja lakiasiantuntijoilta, mitkä seuraavista tekijöistä ovat: Tuloslaskelma --- perustiedot organisaation taloudellisesta vakaudesta. Se kertoo vuoden lähteistä, kuluista ja nettotuloista. Tase --- tarjoaa yleiskuvan organisaation taloudellisesta asemasta. Siinä luetellaan sekä organisaation varat ja velat (velat). Voittoa tavoittelevissa organisaatioissa taseessa on oma pääoma. Tämä merkitsee olennaisilta osin osakkeenomistajien arvoa vähentämällä velat varoista. Rahavirtalaskelma --- raportoi siitä, miten käteisellä liikkuu organisaation kautta ja kuinka paljon rahaa on käytettävissä. Riskit --- yhteenveto liiketoimintariskeistä, joita organisaatio joutuu kohtaamaan tulevaisuudessa. Huomautukset --- sisältävät selitykset organisaation kirjanpitokäytännöistä, selittävät poikkeukset yleiseen kirjanpitokäytäntöön ja kuvaavat, miten taloudelliset tiedot kerättiin. Julkisesti noteerattujen yhtiöiden on sisällytettävä ylimmän johdon kertomus, jossa vahvistetaan, että sisäinen kirjanpito vastaa Sarbanes-Oxley -lain vaatimuksia.
Tee budjetti. Käytä edellisen vuoden raportin kustannuksia, jos ne ovat käytettävissä. Seuraavaksi ota huomioon nykyiset tarpeesi. Kysy, tarvitsetko ammattimaista valokuvausta? Avun kirjoittaminen? Haluatko tulostaa ja lähettää raportin ja / tai lähettää sen verkkosivustolle? Mitä teknistä apua tarvitset? Kuinka paljon tulostus ja postikulut maksavat?
Valitse vuosikertomuksen sisällön ja muotoilun sävy ja teema. Oliko organisaatio hyvin? Suunnittele sitten upea sävy ja valoisa, värikäs muotoilu. Jos organisaatio joutuu haasteisiin tai on myrskyn aiheuttanut, pienen avaimen sävy ja mustavalkoinen muotoilu ovat järkevämpiä.
Suunnittele sisältö. Tarkista vuoden toiminta. Lue viimeisimmät uutiskirjeet, tiedotteet ja uutiset. Mitkä olivat tärkeimmät saavutukset ja virstanpylväät? Ketkä olivat korkealuokkaisia ja erilaisten tekijöitä? Käytä vastauksiasi laatimaan vuosiraportin sisällönsuunnitelma.
Aloita ylhäältä. Aloita vuosikertomus kirjaimella tai sarakkeella organisaation johtajalta (hallituksen puheenjohtaja, toimitusjohtaja tai toimitusjohtaja). Johtajan viestin tulisi antaa yleiskuva vuoden toiminnasta ja saavutuksista. Sen pitäisi myös tiivistää taloudellista suorituskykyä, kun yleinen lukija ymmärtää.
Anna luottoa. Hyödynnä voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden johtajien ja avainhenkilöiden tunnustamista tai voittoa tavoittelemattomien lahjoittajien ja vapaaehtoisten tunnustamista.
Tarkista suunnitelmasi johtamalla. Varmista, että hankit budjetin, äänen ja ulkonäön. Varmista erityisesti, että taloudellisten tietojen esittely täyttää johtajan hyväksynnän. Muista, että johto haluaa todennäköisesti allekirjoittaa lopullisen sisällön ja muotoilun ennen julkaisua ja jakelua.
Laadi raportti. Jos organisaatiosi puuttuu kirjoittajista, valokuvaajista ja suunnittelijoista, saatat joutua tekemään työn itse tai löytämään vapaaehtoisia. Markkinointiviestintäyritykset ja ammatilliset freelancerit ovat myös avunlähteitä. Jos suunnittelet raportin tulostamista ja lähettämistä postitse, saat lainauksia useilta tulostimilta ja postitiloilta. Nämä voivat myös auttaa vuosikertomuksen suunnittelussa.
