Vaikka niitä ei tarvita yrityksen tai yrityksen perustamiseen, osakkeenomistajien on lopulta annettava säännöt. Säännöt julkistavat, miten yhtiö toimii ja hallitsee itseään, joten yhtiön ylläpito ei ole mahdollista ilman sääntöjä. Esimerkiksi säännöt määrittävät tyypillisesti, milloin osakkeenomistajat pitävät kokouksia ja millaista päätösvaltaa tarvitaan äänestykseen. Säännöt voivat myös edellyttää osakkeenomistajien, virkailijoiden tai johtajien allekirjoituksia tietyissä tapauksissa.
Sääntöjen allekirjoitukset
Yleisimmin säännöt hyväksytään yksimielisellä ääntenenemmistöllä. Tämän jälkeen yhtiön sihteeri tai muu hallinnollinen virkamies kirjaa tämän. Yleensä sihteeri panee merkille kappaleen yhtiön virallisessa tietueessa. Sääntövaatimuksista riippuen sihteerin on ehkä allekirjoitettava ja vahvistettava tämä toimenpide tietueessa tai suoraan sääntöihin itse. Säännöt voivat myös pyytää kaikkia osakkeenomistajia allekirjoittamaan säännöt.
Pyydetyt allekirjoitukset
Mitkä allekirjoitukset on tehtävä, kuka ja missä tilanteessa, kokonaan sääntöjen mukaisessa kielessä ja vaatimuksissa. Säännöissä määritetään, onko ja milloin allekirjoitus on tehtävä liiketoiminnan aikana. Säännöissä voidaan esimerkiksi vaatia rahastonhoitajaa tai talousjohtajaa allekirjoittamaan kaikki yhtiön laatimat tilinpäätökset ja tarkastukset.
Valtion näkökohdat
Valtiolla, johon yhtiö on liitetty, voi olla lisää allekirjoitusvaatimuksia. Esimerkiksi valtion laki voi tunnistaa tapaukset, joissa allekirjoitukset ovat pakollisia, kuten muodostusasiakirjoissa ja alun perin annetuissa säännöissä. Tarkista lisätietoja valtion allekirjoittamasta valtiosihteeristä, kun haluat nähdä lisää allekirjoitusvaatimuksia.
