Ei ole kovia ja nopeita sääntöjä, kun kirjoitat usealle henkilölle, jotka muodostavat hallituksen, mikä tarkoittaa, että sinulla on useita vaihtoehtoja kirjeenne lähettämiseen. Yleensä valmistat yhden kirjeen, kun lauta on niin suuri, että se on hankalaa käsitellä kutakin ohjaajaa erikseen. Pienemmille levyille voit kirjoittaa jokaiselle henkilölle erillisen kirjeen ja käyttää "kopio" -merkintää viittaamalla muihin vastaanottajiin.
Kun kirjoitat suurelle hallitukselle
Jos hallintoneuvosto koostuu viidestä tai useammasta yksilöstä - tämä numero on ohjausta, ei sääntöä - on yleistä valmistella yksi kirje, joka on osoitettu hallitukselle ryhmänä ja lähetetty hallitukselle. Tässä esimerkki:
Hallitus
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Tervehdyksesi on luettava "Hyvä hallituksen jäsen" tai "Hyvä hallituksen jäsen", jota seuraa kaksoispiste, ei pilkku. Jos olet yrityksen omistaja tai muu hallituksen jäsen, on hyväksyttävää käyttää epävirallista tervehdystä "Dear Board" tai "Dear all:"
Jakelulohkon käyttäminen
Koska monet levyt tapaavat harvoin, ehkä kerran kuukaudessa tai niin, saatat haluta lähettää kopion ryhmän kirjeestä kullekin yksittäiselle hallituksen jäsenelle kotona tai pysyvässä toimipaikassaan. Näin varmistetaan, että kirjeesi luetaan ja että sitä voidaan käyttää ennen seuraavan hallituksen kokousta. Tämän saavuttamiseksi kirjoita jakelulohko kirjaimen loppuun, jossa on kunkin hallituksen jäsenen nimi ja osoite. Tulosta useita kopioita kirjeestä ja lähetä kopio jokaiselle jakelulistan henkilölle.
Kun kirjoitat pienelle hallitukselle
Kun osoitat pienempää johtokuntaa - esimerkiksi kolmella tai neljällä johtajalla - sinun on lueteltava jokainen vastaanottaja nimen mukaan. Osoitelohko näyttää nyt tältä:
Puheenjohtaja Robin Birch
Herra Jack Haslam, johtaja
Tohtori Olivia Blower, johtaja
ABC Property Corporation Hallitus
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Sinun tervehdyksenne pitäisi sitten listata ohjaajien nimet samassa järjestyksessä kuin osoitelohko: "Hyvä herra Birch, herra Haslam ja tohtori Blower:" On hyvä käyttää etunimiä, jos tiedät vastaanottajat hyvin ja tämä on tavallinen viestintätapa. Etiketti edellyttää, että lähetät jokaiselle henkilölle erillisen kirjeen, joten tulosta ja allekirjoita jokaiselle vastaanottajalle kirjeen ja kirjekuoren alkuperäinen kopio.
CC-merkinnän käyttäminen
Jos hallituksen jäsenet sijaitsevat eri osoitteissa, on järkevää kirjoittaa jokaiselle vastaanottajalle erillinen kirje. Täällä sinun pitäisi käyttää "kohteliaisuutta" tai "hiilikopiota", jotta jokainen vastaanottaja tietää, kuka muu on saanut kirjeen. Tee tämä lisäämällä kirjaimet "cc:" ja sen jälkeen muiden vastaanottajien nimet kirjeen alareunassa välittömästi allekirjoituksesi ja tulostetun nimen alapuolelle. Tässä on esimerkki muotoilusta:
Puheenjohtaja Robin Birch
ABC Property Corporation Hallitus
123 City Street
San Francisco, Kalifornia 94105
Hyvä herra Birch:
Letter
Ystävällisin terveisin, Sinun nimesi
CC: Mr. Jack Haslam, tohtori Olivia Blower
Voit lähettää toisen kirjeenne "Mr. Jack Haslamille" cc'edin "Ms Robin Birchille ja tohtori Olivia Blowerille" ja niin edelleen. On hyvä ajatus korjata kaikki kopiot varmistaaksesi, että olet sisällyttänyt oikeat vastaanottajat ja kohtelias kopioiden nimet.
