Virallisen kirjeen kirjoittaminen hallitukselle - olipa kyseessä koululauta tai kansainvälinen yhtiö - voi tuntua ensi silmäyksellä pelottavalta tehtävältä. Pienistä, hallittavista vaiheista purkaminen tekee siitä paljon helpomman prosessin kuin alun perin odottaisi. Viralliselle kirjeelle hallitukselle noudatetaan kaikkia liikekirjan sääntöjä. On tärkeää pitää kirjasi lyhyessä ajassa. Virallisen kirjeen ei pitäisi olla vain sivun pituus, joten jos kirjeenne ylittää sen, jatka muokkaamista, kunnes saat sen perustietoihin.
Kirjoita luetteloon asia, jonka aiot sisällyttää kirjeenne hallitukseen. Jos esimerkiksi kirjoitat hallitukselle pyytämään rahaa luokkamatkalle, ilmoittakaa, mitkä opiskelijat ovat mukana ja missä ja milloin se tapahtuu.
Virallisen kirjeen muoto on seuraava: paluuosoite, päivämäärä, sisäinen osoite, tervehdys, kirje ja sulkeminen. Yhden tuuman marginaalit tulisi jättää sivun kaikkiin neljään puoleen.
Käytä lohkomuotoa ja aloita kaikki teksti sivun vasemmalla puolella. Sen sijaan, että olisit sisennyt, jätä yksi tyhjä rivi kirjaimen kunkin osan väliin.
Kirjoita kirjepaperi, jos se on mahdollista. Jos sinulla ei kuitenkaan ole kirjelomakkeita, kirjoita osoite vasemmassa yläkulmassa. Anna tyhjä rivi ja kirjoita päivämäärä.
Syötä hallituksen sisäinen osoite, sama osoite, joka näkyy kirjekuoressa, koska se erottaa liikekirjeet ystävällisistä. Ilman sisäistä osoitetta ihmiset voivat olla hämmentyneitä siitä, kenelle kirje on tarkoitettu.
Kirjoita tervehdys. Tässä tapauksessa se olisi ”Hyvä puheenjohtaja Jones ja Maailman käsityöläisjäsenet”. Toinen mahdollisuus on ”Maailman käsityöläiskunnan arvokkaat jäsenet”,
Mene suoraan pisteeseen. Älä vaivaudu ihmisten toivottavaan päivään tai tiedustelemaan heidän terveydestään. ”Kirjoitan hallitukseen” osoittaa, että tarkoitat liiketoimintaa.
Säilytä kirjeenne virallisessa liiketoiminnallisessa sävyssä. Pysy poissa henkilökohtaisista asioista ja pidä kiinni tosiseikoista.
Pidä kappaleet ja lauseet lyhyinä ja muista aloittaa uusi kappale, kun muutat kirjeenne ideoita hallitukselle. Vältä sanattomia lauseita ja älä käytä suurta sanaa, kun pieni tekee.
Sulje kirjoitus kortille sanalla ”Vilpittömästi” ja huomaa, että sen jälkeen on pilkku. Toinen hyväksyttävä muodollinen sulkeminen on "Kunnioittavasti".
Jätä allekirjoitukselle kolme tai neljä riviä ja kirjoita nimi. Jos kopioit kirjeen kenellekään muulle, lisää “Cc” ja lue heidän nimensä.
Anna kirjeenne pöydälle istua 24 tuntia ja korjaa sitten kielioppi tai kirjoitusvirheet. Lue kirjeesi ääneen ja arvioi se muodollista sävyä ja sisältöä varten. Muokkaa vastaavasti.
