Raportit ovat yleisin tapa levittää tietoa liike-elämässä. Faktiset raportit analysoivat ja kuvaavat tilannetta ja sisältävät suuren määrän tarkkoja tietoja. Onnistunut raportin kirjoittajat tietävät, että raportin kirjoittaminen on vain prosessin loppu. He suunnittelevat raporttinsa, harkitsevat sen tarkoitusta ja kuka aikoo lukea sen ja päättää, mitä se ottaa käyttöön ja miten se järjestetään tehokkaasti. Tehokkaasti kirjoitettu ja hyvin esitetty tosiasiallinen raportti on seurausta huolellisesti suunnitellusta prosessista.
Tunnista lukija ja aseta tavoitteet
Harkitse lukijan tietämystä
Mieti, mitä lukija tietää jo. Yleiset ongelmat todellisissa raporteissa ovat yliarvioivia ja aliarvioivat lukijan tietämystä. On helppo hukuttaa ihmisiä, joilla on ammattikieltä, tai tuonut heille yksinkertaista tietoa. Yritä selvittää, kuinka paljon lukija tuntee ja kommunikoi sopivalla tasolla.
Ymmärrä lukijan etuja
Ajattele lukijan kantaa. Lukijalla voi olla erityisiä etuja, tykkää tai ei. Ymmärrä, mitä lukijasi todella haluaa. Toimita raportti, joka vetoaa heidän asenteisiinsa, tai se ei saa lukea. Mieti, tekeekö mietintöä lukeva henkilö sen pohjalta ennakkotietojen perusteella.
Päätä, mitä tietämystä lukija tarvitsee
Päätä, mitä tosiasiallista tietoa lukija tarvitsee. Harkitse, missä määrin sinun on annettava taustatietoja tai määriteltävä teknisiä termejä.
Harkitse toivottuja faktoja
Katsokaa, mitä tosiseikkoja lukija haluaa oppia. Ajattele, miten esitetyt tosiasialliset tiedot antavat tämän. Joskus prosessi voi osoittaa, että raportti ei ole tarpeen tai että tavoite voidaan parhaiten saavuttaa muulla tavalla.
Materiaalit, rakenne ja tyyli
Valitse materiaali huolellisesti
Valitse materiaali huolellisesti. Pidä se yksinkertaisena ja perustele johtopäätökset. Yksinkertaista niin paljon kuin mahdollista. Hävitä ulkopuolinen materiaali ja keskity olennaisiin. Perustelkaa johtopäätökset tosiseikoista ja tilasta, missä olet löytänyt ne. Rakenna tosiseikat loogiseksi ja johdonmukaiseksi tapaukseksi, niin että lukijasi voivat päästä samoihin johtopäätöksiin.
Suunnittele raportin rakenne
Suunnittele raportin rakenne. Tosiseikkojen tulisi olla joukko ohjeita, jotka ottavat lukijan päätökseen. Aloita jakamalla raporttisi suurimpiin osiin. Jokainen aihe voidaan jakaa tähän tapaan. Nämä osa-alueet voivat tulla raporttisi otsikoiksi.
Tee luettelo kaikista kohdista, jotka haluat tuoda esiin, ja merkitse tiedot, joita tarvitset niiden tukemiseksi. Järjestä pisteet loogiseen järjestykseen, joka vastaa tavoitteitasi.
Käytä sopivaa tyyliä
Käytä sopivaa tyyliä. Vaikka raportit noudattavat tiukkoja yleissopimuksia, on tilaa henkilökohtaiselle tyylille. Tehokkaissa raporteissa käytetään muotoilua ja muotoilua. Valitse lukijalle tuttu terminologia. Tekniset termit ovat hyödyllisiä muille asiantuntijoille, mutta ovat hämmentäviä muille.
Käytä sopivia esitystekniikoita
Hyödynnä sopivia esitystekniikoita. Raportit sisältävät taulukoita, kaavioita, viivakaavioita tai muita kaavioita tietojen esittämiseksi.
Noudata raportin kirjoittamisen yleissopimuksia
Valmistele otsikkosivu
Valmistele otsikkosivu. Tämä sisältää yleensä otsikon, tekstityksen, päivämäärän, tekijän nimen ja aseman yrityksessä. Se ilmoittaa myös, kuka saa tosiasiallisen raportin. Se voi sisältää myös viitenumeron tai muun luokituksen.
Kirjoita yhteenveto
Kirjoita yhteenveto. Tämä on erityisen tärkeää, jos raportti on pitkä. Se antaa kiireisille ihmisille raportin sisällön ilman, että heidän tarvitsee lukea sitä kaiken. Houkutteleva yhteenveto voi motivoida ihmisiä lukemaan koko raportin.
Sisällytä sisällysluettelo
Sisällytä sisällön sivu. Tämä on erillinen sivu, jossa luetellaan tärkeimmät osiot tai luvut, kohdat ja liitteet. Se antaa myös sivunumeroita ja osoittaa osien välisen suhteen.
Kirjoita esittely
Käytä johdantoa selittämään tosiasiallisen raportin tarkoitusta. Tämä antaa taustatietoja ja selittää, miksi se on tarpeen. Johdanto sisältää raportin tavoitteen, sen kirjoittamat ihmiset ja sen laajuuden.
Järjestä raportin elin
Järjestä raportin runko. Tämä sisältää yksityiskohtaiset tosiasiat ja havainnot, näyttää, miten ne saapuivat, ja osoittaa tekemäsi päätelmät. Toimita päätelmät. Yhteenveto raportin tärkeimmistä tosiseikoista ja tarjoa heille harkittu päätös.
vinkkejä
-
Yritä saada kopioita muista raportista, jotka on kirjoitettu aiotulle yleisölle. Tämä antaa sinulle selkeän käsityksen siitä, mitä sinulta odotetaan.
