Laskutusjärjestelmäsi voi olla yhtä alkeellinen kuin kynä ja pääkirja tai yhtä hienostunut kuin tietokone- ja ohjelmisto-ohjelma, joka on suunniteltu hallitsemaan kaiken maksujen laskemisesta lausuntojen lähettämiseen. Perinteiset laskutusperiaatteet eivät ole muuttuneet Raamatun aikojen jälkeen. Palveluntarjoajalla, palvelukäyttäjällä ja maksulla on edelleen yhteys.
Laskutus alkaa ihmisten kanssa
Henkilöstö rakentaa jokaisen asiakkaan profiilin ensimmäisenä askeleena yksilöllisen laskutusjärjestelmän suunnittelussa yrityksellesi. Tietohenkilöstö kerää nimiä, laskutusosoitteita ja ehtoja, joilla maksusi peritään. Jos kyseessä on myös kolmas osapuoli, kuten vakuutusyhtiö, tämä tieto on myös turvattu. Asiakkaat voivat pyytää sinua laskuttamaan ne suoraan tai asettamaan maksut luottokortille.
Tietojen syöttö ja tarkistus
Asiakkaiden antamat tiedot syötetään ohjelmistoon tai tallennetaan manuaalisesti pääkirjaan. Luottopisteiden ja vakuutusyhtiöiden kattavuuden tarkistaminen voidaan suorittaa puhelimitse tai verkkosivuilla. Henkilökunta voi joutua käyttämään arkaluonteisia tietoja, kuten luottotuloksia, jotta se voi luoda täydellisen profiilin laskutusjärjestelmääsi varten, koska jotkut asiakkaat saattavat haluta maksaa velkansa erissä.
Koodaustilit
Olipa yrityksesi laskussa yksi palvelu (konsultointi) tai lukemattomia palveluja (kuuleminen, laboratoriopalkkiot, materiaalit ja vastaavat), jokaisen palvelun ja tuotteen luokitteluun tarkoitettu koodausjärjestelmä on välttämätöntä rahan jäljittämiseksi. Esimerkiksi hammaslääkäri voidaan laskuttaa siivouksesta, mutta veloitettava maksu, jos hammaslääkäri tekee menettelyn hygieenin sijaan, ei ole sama, joten laskutuksessa käytetään kahta koodia. Yksi koodi voi merkitä kultakruunua, kun taas toinen edustaa halvempaa posliinikorkkia. Koodit tekevät kaksinkertaisen tullin, jonka avulla voit seurata kustannuksia ja luokkia, jotta tiedät aina, miten aikaa ja resursseja käytetään.
Laskut on laskettu
Sinulla on pari tapaa määrittää laskutusjärjestelmän dating. Jotkut yritysten omistajat laskevat jokaiselle asiakkaalle joka päivä samana päivänä. Jos et käytä tietokonetta tämän työn käsittelemiseen, seuraa seuraavaa pukua. Vaihtoehtoisesti sähköinen laskutusjärjestelmä voi antaa sinulle mahdollisuuden lajitella asiakkaat palveluspäivämäärän mukaan. Esimerkiksi 10 heinäkuu-palvelu tuottaa automaattisesti ilmoituksen 10. elokuuta käyttämällä normaaleja 30 päivän laskutusjaksoja. Rahavirtaasi voidaan palvella paremmin lähettämällä ilmoituksia muutaman päivän kuluessa siitä, kun palvelu on suoritettu. Voit laskuttaa asiakkaita sekä etanapostin että sähköisen laskutuksen avulla.
Laskut seurataan
Merkintätilit, kun eräpäivät ovat tulleet ja menneet, on tärkeä osa jokaisen yrityksen laskutusjärjestelmää. Maksu-muistutukset, jotka on sovitettu "erääntyneiden" maksujen kiinnittämiseen, ovat toinen etu, kun ylläpidetään tietokonepohjaista laskutusjärjestelmää. Vaihtoehtoisesti tilinpitäjän jäsenet voivat käyttää "hot file" -järjestelmää, jossa on ajantasainen luettelo, joka kehottaa puheluita muistuttamaan asiakkaita maksamaan laskut eräpäivän jälkeen.
Keräyspalvelut, tilintarkastukset ja välimies
Voit halutessasi käsitellä omia keräyspalveluja sen sijaan, että käytät ulkopuolista virastoa maksamattomien ongelmien valvomiseksi. Säännölliset itsearviointikäytännöt pyytävät monenlaisia laskutusjärjestelmien väärinkäytöksiä. Voit myös liittyä selvityskeskukseen, joka on perustettu huolehtimaan laskutusjärjestelmän kaikesta näkökulmasta, asiakkaiden luottotarkastuksista laskunlaskuun. Nämä palvelut eivät ole halpoja, mutta jos haluat viljellä laskutusta, kompromissi voi olla kustannuksen arvoinen.
